จัดทริปองค์กร จองห้องประชุมโรงแรมญี่ปุ่นล่วงหน้ากี่เดือน
บนตารางทริปบริษัทอาจวางประชุมที่โตเกียวไว้ช่วงเช้า แล้วออกไปดูงานต่อช่วงบ่าย แต่ก่อนล็อกแผน ต้องรู้ก่อนว่าห้องที่เล็งไว้รับทีมของเราได้หรือเปล่า คำถามที่ผู้ประสานงานทริปและ HR มักเจอคือ "ต้องจองห้องประชุมโรงแรมญี่ปุ่นล่วงหน้ากี่เดือนถึงจะทันและคิวไม่หลุด?" ควรเริ่มติดต่อโรงแรมราว 4 เดือนขึ้นไปและเช็คนโยบายของแต่ละแห่ง โดยตัวอย่างที่พบมีทั้งการเปิดรับจองห้องประชุมล่วงหน้า 4 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี และ Hotel ELCIENT Kyoto เปิดรับล่วงหน้า 12 เดือนเมื่อจองที่พักร่วมด้วย กรอบเหล่านี้เป็นนโยบายของแต่ละโรงแรม จึงใช้แทนกันทั้งญี่ปุ่นไม่ได้ บทนี้จะพาคุณไปเช็คตั้งแต่กรอบเวลาที่เหมาะสม ข้อมูลที่ต้องเตรียมส่งบรีฟ ไปจนถึงจุดเช็คอุปกรณ์สำคัญ เพื่อเตรียมข้อมูลก่อนติดต่อโรงแรม
เผื่อเวลาติดต่อห้องประชุมโรงแรมญี่ปุ่นนานแค่ไหนให้คิวลงตัว
เหตุผลที่ทริปองค์กรต้องใช้เวลาประเมินนานกว่าการจองทั่วไป
การจองห้องประชุมสำหรับทริปองค์กรไม่เหมือนกับการกดจองห้องพักทั่วไปในระบบออนไลน์ โรงแรมต้องนำรายละเอียดงานไปเช็คความพร้อมของห้อง ผังการจัดโต๊ะ วันเวลาที่แน่นอน และอุปกรณ์ที่ต้องใช้
ตัวอย่างเช่น ANA InterContinental Tokyo มีห้องจัดงานและห้องประชุมรวม 22 ห้อง ตั้งแต่ห้องขนาดเล็กสำหรับการประชุมย่อยไปจนถึงห้องบอลรูมขนาดใหญ่ การเลือกพื้นที่จึงต้องคำนวณจากจำนวนผู้เข้าร่วมและกิจกรรมจริง ไม่ใช่เพียงแค่ดูชื่อโรงแรม นอกจากนี้ หน่วยงานส่งเสริม MICE (งานประชุมและอินเซนทีฟองค์กร) ของ Japan National Tourism Organization หรือ JNTO ยังแนะนำว่าผู้จัดงานควรค้นหาสถานที่จัดงานและติดต่อหน่วยงานส่งเสริมการประชุมในพื้นที่เพื่อเช็คความพร้อมของสถานที่จัดงานล่วงหน้า
เริ่มติดต่อราว 4 เดือนเพื่อเช็คคิวและเทียบเงื่อนไข
เมื่อถามถึงกรอบเวลาในการจอง แต่ละโรงแรมในญี่ปุ่นมีข้อกำหนดที่แตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่น Hotel Laforet Nasu ระบุในข้อมูลทางการว่าเปิดรับจองห้องจัดงานและงานเลี้ยงตั้งแต่ 4 เดือนก่อนวันใช้งานจริง และรับช้าที่สุด 3 สัปดาห์ก่อนวันงาน พร้อมให้คำแนะนำว่าควรจองแต่เนิ่นๆ เพราะห้องมีจำนวนจำกัด
ขณะเดียวกัน โรงแรมบางแห่งมีกรอบเวลาที่กว้างกว่านั้น เช่น Hotel ELCIENT Kyoto เปิดรับจองห้องประชุมตั้งแต่ 6 เดือนล่วงหน้า และหากมีรายการจองห้องพักร่วมด้วยจะรับตั้งแต่ 12 เดือนก่อนวันใช้จริง หรืออย่าง Toshi Center Hotel ในเครือ RIHGA Royal Hotels ก็เปิดให้ติดต่อจองได้ตั้งแต่ 1 ปีก่อนวันงาน พร้อมเปิดโอกาสให้เข้าดูสถานที่จริงก่อนตัดสินใจ การเริ่มประสานงานล่วงหน้าราว 4 เดือนขึ้นไป จึงช่วยให้คุณมีเวลาเช็คคิวห้อง ตรวจสอบรายละเอียด และเทียบข้อเสนอและเงื่อนไขจากแต่ละโรงแรมก่อนตัดสินใจ การเริ่มติดต่อเร็วไม่ได้แปลว่าห้องว่างหรือเปิดรับจองแล้ว ต้องรอคำยืนยันจากโรงแรมที่เลือก ส่วนเรื่องต่อรอง ให้ถามว่าเงื่อนไขใดปรับได้บ้าง โดยไม่คาดไว้ก่อนว่าจะได้ส่วนลด
• อ่านต่อ: สั่งทำโปรแกรม MICE ญี่ปุ่นตามโจทย์ ขั้นตอนจาก Brief ถึง Site Inspection
ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนส่งบรีฟให้ที่พักประเมินราคา
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมและคนในทริปทั้งหมด
ข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญที่สุดคือจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมและจำนวนสมาชิกทั้งหมดในทริป ตัวเลขนี้จะช่วยให้โรงแรมประเมินขนาดห้องและผังที่นั่งที่เหมาะสม เช่น แบบห้องเรียน แบบโรงละคร หรือแบบตัวยู ลองแยกให้ชัดว่าทุกคนเข้าประชุมพร้อมกันหรือมีบางคนร่วมเฉพาะกิจกรรมอื่น แล้วส่งจำนวนที่ใช้ห้องจริงให้โรงแรมประเมิน
ในแบบฟอร์ม Request for Proposal (RFP) ทางการของ JNTO มีช่องระบุข้อมูลจำเป็นอย่างชัดเจน ทั้งชื่อบริษัท จำนวนผู้เข้าร่วม วันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และความยืดหยุ่นของกำหนดการ เพื่อให้ผู้จัดงานและโรงแรมมีข้อมูลตรงกัน เมื่อคุณระบุวัน เวลา และจำนวนคนได้อย่างชัดเจน สามารถส่งคำขอให้โรงแรมอย่าง Toshi Center Hotel ประเมินได้ จากนั้นโรงแรมจะติดต่อกลับพร้อมข้อเสนอหรือใบประเมินตามรายละเอียดที่ขอ
ถ้าบริษัทยังสรุปวันไม่ได้ ให้แยกวันที่ต้องการกับวันที่ขยับได้ไว้ในคำขอเดียวกัน พร้อมชื่อและช่องทางติดต่อของผู้ประสานงาน หากจำนวนคนยังเป็นประมาณการก็บอกให้ชัด เพื่อให้โรงแรมทราบว่าข้อมูลส่วนใดยังรอยืนยัน เมื่อรายละเอียดเปลี่ยน ควรส่งข้อมูลฉบับล่าสุดให้ผู้เกี่ยวข้องใช้ตรงกัน
เมืองหรือย่านในญี่ปุ่นที่ต้องการจัดงาน
ทำเลที่ตั้งเป็นอีกปัจจัยที่มีผลต่อความคล่องตัวของทริป การระบุเมืองหลัก เช่น โตเกียว หรือ โอซาก้า รวมถึงย่านที่ต้องการจัดงาน จะช่วยให้การคัดเลือกโรงแรมแคบลงและสะดวกต่อการเดินทางของทีมงาน
ถ้ายังไม่แน่ใจว่าจะเลือกย่านไหน ลองวางสถานที่ประชุมคู่กับที่พักและจุดหมายอื่นในตารางทริป แล้วระบุว่าจุดไหนขยับได้บ้าง สำหรับโตเกียว หน้าค้นหาเมืองและสถานที่จัดงานของ JNTO มีช่องทางติดต่อ Tokyo Convention & Visitors Bureau เพื่อสอบถามรายละเอียดเมืองและการสนับสนุนงานประชุม ส่วนคิวห้องต้องเช็คกับสถานที่ที่เลือกโดยตรง
ระดับของโรงแรมและงบประมาณที่มี
การระบุระดับของโรงแรมที่ต้องการ เช่น โรงแรมเครือสากลระดับพรีเมียม หรือโรงแรมที่เน้นความสะดวกในการเดินทาง พร้อมแจ้งกรอบความคาดหวังด้านงบประมาณ จะช่วยให้ฝ่ายขายของโรงแรมจัดแพ็กเกจที่สอดคล้องกับความต้องการได้ง่ายขึ้น
นอกจากนี้ หากมีข้อกำหนดพิเศษ เช่น ต้องการห้องอาหารสำหรับเลี้ยงรับรองต่อหลังประชุม หรือต้องการล่ามมืออาชีพคอยดูแลการเจรจาธุรกิจ ให้แจ้งรายละเอียดเหล่านี้ตั้งแต่ขั้นตอนส่งบรีฟ แล้วถามว่าโรงแรมหรือผู้ประสานงานจัดหาอะไรได้บ้าง หากต้องการล่าม ให้ระบุภาษา หัวข้อการประชุม และรูปแบบงานไว้ด้วย เพื่อให้ตรวจสอบบริการที่จัดหาได้
อ่านต่อ: ล่ามธุรกิจสำหรับ Factory Visit และประชุมที่ญี่ปุ่น ต่างจากไกด์ทัวร์ยังไงสิ่งอำนวยความสะดวกที่ต้องเช็คให้ชัวร์ก่อนจ่ายเงิน
อุปกรณ์ภาพและเสียงรวมในแพ็กเกจหรือยัง
ก่อนตอบรับข้อเสนอ ลองไล่จากกิจกรรมในห้องว่าต้องใช้อะไรบ้าง แล้วถามแยกเป็นรายการว่าอุปกรณ์ใดรวมอยู่แล้ว อุปกรณ์ใดต้องเช่า และรายการไหนยังรอยืนยัน เก็บคำตอบไว้คู่กับข้อเสนอของห้องนั้น เพราะการมีอุปกรณ์ในโรงแรมยังไม่ได้บอกว่าอุปกรณ์นั้นรวมอยู่ในห้องที่คุณเลือก
ตัวอย่างเช่น ANA InterContinental Tokyo ระบุว่าห้องประชุมแบบโต๊ะกลางร่วมกัน เช่น ห้อง 606, 607, 608 และ 610 มีจอมอนิเตอร์ โทรศัพท์ ไวท์บอร์ด และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแบบ LAN และ Wi-Fi ในรายการสิ่งอำนวยความสะดวกประจำห้อง แต่หากต้องการใช้โปรเจคเตอร์ จอฉายภาพ หรือโทรศัพท์สำหรับประชุม โรงแรมแยกไว้ในรายการอุปกรณ์ให้เช่า
ในขณะที่บางแห่งอย่าง Hotel ELCIENT Kyoto มีอุปกรณ์พื้นฐานให้ยืมฟรี เช่น ไมโครโฟน โปรเจคเตอร์ จอฉายภาพ และไวท์บอร์ด แต่ก็มีข้อควรระวังว่า เมื่อติดตั้งจอฉายภาพในห้อง ความจุที่นั่งในบางผังห้องอาจลดลง จึงควรเช็คผังห้องร่วมกับตำแหน่งวางจอก่อนสรุปจำนวนผู้เข้าร่วม นอกจากนี้ หากต้องส่งเอกสารหรืออุปกรณ์จัดงานล่วงหน้าไปยังโรงแรม เช่นที่ Hotel Laforet Nasu ก็มีระเบียบว่าต้องติดต่อประสานงานกับทางโรงแรมเพื่อขอวิธีการจัดส่งที่ถูกต้องล่วงหน้า
อินเทอร์เน็ตแรงพอสำหรับการประชุมข้ามประเทศหรือไม่
ถ้าทีมที่ไทยจะเข้าประชุมทางไกลด้วย ควรถามรายละเอียดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก่อนยืนยันห้อง ระบุรูปแบบการประชุมที่ต้องการให้โรงแรมทราบ เพื่อให้ตอบกลับได้ตรงกับการใช้งาน
ก่อนยืนยันการจอง ควรถามโรงแรมว่า Wi-Fi และ LAN รวมอยู่ในห้องหรือไม่ และขอรายละเอียดการเชื่อมต่อที่โรงแรมยืนยันได้สำหรับรูปแบบการประชุมของบริษัท
บริการ MICE และจัดประชุมที่ญี่ปุ่นพาบริษัทไปประชุมที่ญี่ปุ่น ให้เอเจนซี่ช่วยประสานงานโรงแรมดีกว่ายังไง
การจัดงานประชุมองค์กรในญี่ปุ่นมีรายละเอียดการติดต่อที่ต้องอาศัยความเข้าใจทั้งด้านภาษาและระเบียบปฏิบัติ เช่น แผนก Banquet and Meeting Inquiry ของโรงแรมอย่าง ANA InterContinental Tokyo มีเวลาทำการในวันธรรมดาตั้งแต่ 9:00 a.m. - 5:00 p.m. ตามเวลามาตรฐานญี่ปุ่น (JST) และปิดทำการในวันเสาร์-อาทิตย์ รวมถึงวันหยุดนักขัตฤกษ์ ถ้าให้เอเจนซี่ช่วยประสาน ควรตกลงว่าใครรวบรวมคำถาม ใครรับคำตอบจากโรงแรม และจะอัปเดตรายละเอียดกันทางไหน โดยเผื่อเวลาติดต่อให้ตรงกับเวลาทำการด้วย
นอกจากนี้ JNTO ยังมีแนวทางสนับสนุนทริป MICE และงานประชุมนานาชาติ ทั้งการแนะนำสถานที่ การประสานงานสำรวจสถานที่จริง (site visit) และการเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการในท้องถิ่น หากต้องการให้ BENS ช่วยประสานการจัดทริปองค์กรและห้องประชุมในญี่ปุ่น สามารถส่งวันเดินทาง จำนวนผู้เข้าร่วม และความต้องการเบื้องต้นมาให้ทีมประเมินรายละเอียดได้
คำถามที่พบบ่อย
การจองห้องประชุมโรงแรมในญี่ปุ่นต้องวางเงินมัดจำล่วงหน้าเท่าไหร่?
เช็คเงื่อนไขมัดจำ การชำระเงิน และการยกเลิกจากข้อเสนอของโรงแรมที่เลือกก่อนยืนยันงาน
หากต้องการล่ามแปลภาษาสำหรับการประชุม ต้องแจ้งโรงแรมด้วยไหม?
หากต้องการล่าม ควรระบุภาษา หัวข้อการประชุม และรูปแบบงานไว้ในบรีฟ เพื่อให้ผู้ประสานงานตรวจสอบบริการที่จัดหาได้
การเดินทางไปดูสถานที่จริง (Site Inspection) ก่อนจัดงาน สามารถทำได้ไหม?
ตัวอย่างที่เปิดให้ดูสถานที่ก่อนจองได้คือ Toshi Center Hotel ส่วน JNTO ระบุว่ามีการช่วยประสาน site visit ก่อนเลือกจุดหมาย จึงควรเช็คขอบเขตการเข้าชมกับโรงแรมหรือหน่วยงานที่ติดต่อโดยตรง
ถ้าต้องการจัดโต๊ะประชุมแบบ U-Shape หรือ Classroom ต้องแจ้งล่วงหน้านานแค่ไหน?
ควรส่งรูปแบบการจัดโต๊ะให้โรงแรมเช็คพร้อมจำนวนผู้เข้าร่วม เพราะผังและการใช้จออาจทำให้ความจุที่นั่งลดลง
