บริการจัด Japan Custom MICE & Incentive Trip สำหรับบริษัท
บนโต๊ะประชุมมีทั้งรายชื่อพนักงาน ภาพห้องจัดเลี้ยงในญี่ปุ่น และรายการที่เที่ยวที่แต่ละแผนกอยากไป แต่พอจะส่งให้ทีมจัดทริป คำถามกลับเป็น ต้องเตรียมอะไรบ้าง ถึงจะได้โปรแกรมที่ตรงกับบริษัท เริ่มจากจำนวนคน งบเป้าหมาย และสิ่งที่อยากให้ผู้ร่วมทริปได้รับ แล้วค่อยคุยเรื่องเส้นทาง ที่พัก และกิจกรรม การ custom โปรแกรม MICE ญี่ปุ่นจะคุยกันง่ายขึ้นเมื่อรู้ว่าอะไรจำเป็น อะไรปรับได้ บทนี้ช่วยเรียงข้อมูลเหล่านั้นให้พร้อม ตั้งแต่เริ่มแจ้งโจทย์จนถึงยืนยันแผนเดินทาง
ขั้นตอนเตรียมข้อมูลก่อนเริ่มทำโปรแกรมไปญี่ปุ่น
ก่อนเลือกเมือง ชวนคนที่เกี่ยวข้องมาสรุปข้อมูลในเอกสารเดียวกันก่อน ส่วนไหนตกลงแล้วให้เขียนไว้ ส่วนไหนยังต้องขอความเห็นก็ระบุคนรับผิดชอบ เมื่อส่งต่อให้เอเจนซี่จะได้รู้ว่าข้อมูลใดใช้เริ่มออกแบบได้ และเรื่องใดต้องรอคำตอบจากบริษัท
MICE ย่อมาจาก Meeting, Incentive, Convention, Exhibition ตามนิยามของ JNTO หรือองค์การส่งเสริมการท่องเที่ยวแห่งประเทศญี่ปุ่น ครอบคลุมการประชุมของบริษัท ทริปเพื่อรางวัลหรืออบรม การประชุมขององค์กรหรือสมาคม และงานแสดงสินค้าหรืออีเวนต์ ส่วน Incentive Trip คือทริปเพื่อรางวัล อบรม หรือเชิญลูกค้าและคู่ค้า โดยเลือกกิจกรรมให้เข้ากับคนที่ร่วมเดินทาง
อ่านความหมายแต่ละประเภทได้ที่ ข้อมูล MICE ของ JNTO
รวบรวมจำนวนคนและงบประมาณต่อหัว
เริ่มจากแยกผู้ที่ยืนยันแล้วออกจากผู้ที่ยังรอคำตอบ พร้อมบอกว่ามีผู้บริหาร แขกคู่ค้า หรือผู้ติดตามร่วมด้วยหรือไม่ ถ้ารายชื่อยังไม่นิ่ง ส่งจำนวนประมาณการไปก่อนได้ แต่ต้องระบุให้เห็นว่าเป็นยอดชั่วคราว และตกลงว่าจะยืนยันอีกครั้งเมื่อใด ทีมจัดทริปจะได้ไม่เข้าใจว่าเป็นจำนวนพร้อมจอง
งบต่อหัวให้ระบุเป็นงบเป้าหมายและเพดานที่บริษัทอนุมัติได้ พร้อมเขียนว่างบนี้ครอบคลุมอะไรบ้าง เช่น การเดินทาง ที่พัก อาหาร ห้องประชุม หรือกิจกรรมมอบรางวัล ถ้าบริษัทแยกค่าใช้จ่ายจัดงานออกจากค่าเดินทาง ก็บอกตั้งแต่ต้น จะได้ไม่ต้องรื้อข้อเสนอเพราะแต่ละฝ่ายนับสิ่งที่รวมไว้ต่างกัน
ข้อมูลเริ่มต้นใช้ตารางสั้น ๆ แบบนี้ส่งต่อภายในทีมได้ ช่องไหนยังตอบไม่ได้ให้ระบุว่ารอยืนยัน พร้อมชื่อคนที่จะให้คำตอบ
| ข้อมูลที่ต้องเตรียม | รายละเอียดที่ควรบอก | ช่วยให้ตัดสินใจเรื่องใด |
|---|---|---|
| ผู้ร่วมเดินทาง | จำนวนยืนยัน จำนวนที่รอคำตอบ และลักษณะของคณะ | ขนาดห้องพัก รถ และพื้นที่ทำกิจกรรม |
| งบเป้าหมาย | สิ่งที่รวมในงบ รายการแยกจ่าย และเพดานอนุมัติ | เลือกข้อเสนอที่อยู่ในเงื่อนไขเดียวกัน |
| ช่วงเดินทาง | วันที่ต้องการ วันที่ขยับได้ และกำหนดการที่เลื่อนไม่ได้ | วางลำดับงานและสอบถามสถานที่ |
| ผู้ประสานงาน | คนรวบรวมความเห็นและคนอนุมัติแผน | ส่งคำตอบและยืนยันการเปลี่ยนแปลงได้ถูกคน |
หากผู้ร่วมทริปต้องส่งข้อมูลส่วนตัว ให้แยกออกจากเอกสารที่ใช้ขอความเห็นหลายฝ่าย เก็บเฉพาะรายละเอียดจำเป็นและส่งให้ผู้รับผิดชอบโดยตรง ส่วนเอกสารสำหรับอนุมัติใช้ข้อมูลสรุปที่เพียงพอต่อการตัดสินใจ พร้อมระบุว่าใครดูแลรายชื่อฉบับล่าสุด
สำหรับผู้ร่วมทริปสัญชาติไทย อย่าลืมเช็คประเภทหนังสือเดินทางและระยะเวลาพำนักด้วย มาตรการยกเว้นวีซ่าตามประกาศสถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทยใช้กับผู้ถือหนังสือเดินทาง IC ที่พำนักระยะสั้นภายใน 15 วัน หากเกิน 15 วันต้องขอวีซ่าก่อนเดินทาง ควรเช็คเงื่อนไขให้ตรงกับแผนของคณะก่อนยืนยันการเดินทาง
อ่านเงื่อนไขได้ที่ ข้อมูลวีซ่าของสถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทย
กำหนดวัตถุประสงค์หลักของการเดินทาง
ลองเขียนเป้าหมายให้จบในประโยคเดียว เช่น “อยากขอบคุณทีมที่ทำผลงานดีและให้ได้พักร่วมกัน” หรือ “อยากให้ทีมจากต่างแผนกได้ทำกิจกรรมด้วยกัน” จากนั้นแยกสิ่งที่ต้องมีออกจากสิ่งที่อยากเพิ่ม ถ้าทุกกิจกรรมสำคัญเท่ากันหมด คนออกแบบจะไม่รู้ว่าควรเก็บช่วงไหนไว้เมื่อกำหนดการแน่นเกินไป
ทริปที่เน้นรางวัลอาจให้น้ำหนักกับพิธีมอบรางวัล มื้อค่ำร่วมกัน หรือประสบการณ์พิเศษ ส่วนทริปที่มีการประชุมเป็นแกน ให้บอกว่าต้องการคุยเรื่องอะไร ใครเข้าร่วม และต้องใช้อุปกรณ์แบบไหน หากมีทั้งประชุมและเที่ยว ลองกำหนดช่วงงานที่ขยับไม่ได้ก่อน แล้วให้ทีมออกแบบเสนอเวลาเที่ยวรอบช่วงนั้น จะเห็นเร็วขึ้นว่ามีเวลาพักพอหรือยัง
ก่อนส่งโจทย์ ลองให้คนที่ไม่ได้ร่วมประชุมอ่านแล้วเล่ากลับว่า ทริปนี้จัดให้ใครและต้องการอะไร หากยังตอบได้กว้าง ๆ ว่า “พาไปเที่ยวญี่ปุ่น” ให้เติมรายละเอียดที่ช่วยเลือกกิจกรรม เช่น อยากให้แขกได้พูดคุยกันระหว่างมื้อค่ำ หรือต้องมีช่วงมอบรางวัลที่ทุกคนเข้าร่วมได้ โดยไม่ต้องใส่รายชื่อที่เที่ยวให้เต็มตั้งแต่ตอนนี้
ถ้าผู้อนุมัติกับผู้ร่วมเดินทางให้ความสำคัญต่างกัน ให้ตกลงก่อนว่าสิ่งใดต้องรักษาไว้ เช่น บริษัทต้องมีช่วงประชุม ขณะที่ทีมอยากมีเวลาพักส่วนตัว ส่งความต้องการทั้งคู่ไปให้ผู้ออกแบบพร้อมลำดับความสำคัญ จะได้พิจารณาแผนจากโจทย์เดียวกัน และไม่ต้องเริ่มคุยใหม่ทุกครั้งที่มีคนเพิ่มความเห็น
แจ้งโจทย์ custom ทริปเพื่อให้ออกแบบเส้นทางตรงจุด
พอเป้าหมายชัดแล้ว ค่อยส่งเมืองหรือสถานที่ที่สนใจ พร้อมเหตุผลที่อยากไป เช่น ต้องมีพื้นที่ประชุม อยากจัดมื้อค่ำให้ทีมได้คุยกัน หรืออยากมีกิจกรรมที่ทำร่วมกันได้ ถ้ายังไม่ได้เลือกเมือง บอกลักษณะงานแทนได้ ไม่จำเป็นต้องฝืนเลือกปลายทางให้ครบก่อนเริ่มปรึกษา
เครื่องมือค้นหาสถานที่ของ Japan Meetings & Events มีตัวกรองเมือง ประเภทสถานที่ ความจุผู้เข้าร่วม และพื้นที่อีเวนต์ให้ใช้คัดตัวเลือก แต่รายละเอียดสุดท้ายยังต้องยืนยันกับสถานที่โดยตรง สำหรับผู้จัด สิ่งที่ช่วยได้คือระบุรูปแบบใช้งานให้ชัด เช่น นั่งฟังบรรยาย แบ่งกลุ่มทำกิจกรรม หรือจัดเลี้ยงพร้อมเวที แทนการบอกเพียงว่าขอห้องที่รับคนได้ครบ
เริ่มคัดสถานที่ได้จาก เครื่องมือค้นหาสถานที่จัดงานของ Japan Meetings & Events
ส่งข้อจำกัดด้านอาหารเป็นรายการแยกจากร้านที่อยากไปด้วย ถ้ามีผู้แพ้อาหารหรือมีข้อจำกัดทางศาสนา ให้ทีมจัดทริปยืนยันว่าร้านรองรับได้อย่างไร รวมถึงทางเลือกหากทำเมนูตามที่ขอไม่ได้ ส่วนกิจกรรม ให้บอกว่าทุกคนต้องร่วมกันหรือสามารถแยกพักได้ จะช่วยให้จัดตารางโดยไม่ต้องบังคับให้ทั้งคณะทำเหมือนกันตลอดทริป
ระบุระดับที่พักสำหรับ Custom Japan Trip ที่ต้องการ
Custom Japan Trip คือโปรแกรมญี่ปุ่นแบบกำหนดเองตามโจทย์บริษัท เรื่องที่พักจึงควรบอกมากกว่าระดับที่อยากได้ ลองอธิบายว่าคณะต้องใช้โรงแรมอย่างไร เช่น ต้องการห้องประชุมในที่พัก อยากกลับมาพักได้สะดวกหลังจบกิจกรรม หรือให้ความสำคัญกับร้านอาหารใกล้โรงแรม รายละเอียดแบบนี้ช่วยให้เลือกตัวเลือกได้ตรงกว่าคำว่า “โรงแรมดี ๆ”
ญี่ปุ่นไม่มีระบบให้ดาวโรงแรมอย่างเป็นทางการทั่วประเทศตามข้อมูลของ JNTO จึงควรคุยกันด้วยมาตรฐานที่องค์กรรับได้และสิ่งอำนวยความสะดวกที่ต้องใช้ ขอชื่อที่พัก ประเภทห้อง และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องมาพิจารณาก่อนยืนยัน แทนการตัดสินจากจำนวนดาวเพียงอย่างเดียว
อ่านเรื่องระดับและประเภทที่พักได้ที่ ข้อมูลที่พักในญี่ปุ่นของ JNTO
ถ้าต้องแชร์ห้อง ให้แจ้งความต้องการเรื่องเตียงและการจัดคู่พัก รวมถึงผู้ที่จำเป็นต้องพักเดี่ยว หากมีคนเดินไม่สะดวก ให้สอบถามเส้นทางจากจุดลงรถไปห้องพักและพื้นที่ส่วนกลางด้วย อย่ารอให้เลือกโรงแรมเสร็จแล้วค่อยแจ้ง เพราะสิ่งที่ต้องใช้จริงอาจไม่มีในตัวเลือกที่เสนอมา
สำหรับทริปที่ประชุมในโรงแรม ขอให้ทีมยืนยันการจัดห้อง อุปกรณ์เสียง ภาพ และพื้นที่พักระหว่างประชุมตามรูปแบบงาน ส่วนช่วงเที่ยว ลองดูว่าจำเป็นต้องย้ายที่พักหรือไม่ ถ้าการย้ายช่วยให้เส้นทางลงตัวก็ค่อยเลือก แต่ถ้าเปลี่ยนโรงแรมแล้วต้องเก็บกระเป๋าบ่อยจนเสียเวลาพัก ให้ขอตัวเลือกที่พักต่อเนื่องมาเทียบกัน
เลือกรถบัสและการเดินทางที่เหมาะกับคณะเดินทาง
เริ่มคุยเรื่องรถจากจำนวนผู้โดยสารพร้อมสัมภาระ แจ้งว่ามีกระเป๋าเดินทาง อุปกรณ์จัดงาน หรือของที่ต้องขนไปด้วยหรือไม่ และมีใครต้องการความช่วยเหลือตอนขึ้นลงรถบ้าง ให้ผู้จัดยืนยันประเภทรถและพื้นที่เก็บของตามข้อมูลจริง เพราะการมีที่นั่งครบอย่างเดียวยังไม่ตอบเรื่องความสะดวกตลอดเส้นทาง
การพิจารณารถบัสควรรวมเรื่องผู้ประกอบการและข้อมูลความปลอดภัยด้วย MLIT มีระบบข้อมูลและโครงการรับรองความปลอดภัยของผู้ให้บริการรถบัสเช่าในญี่ปุ่น ซึ่งใช้ประกอบการเลือกได้ แต่ข้อมูลล่าสุดยังควรยืนยันกับผู้ให้บริการโดยตรง ขอให้ทีมจัดทริปแจ้งผู้รับงานจริงและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องก่อนตกลงใช้บริการ
ดูหลักเกณฑ์ประกอบการเลือกได้ที่ โครงการรับรองความปลอดภัยผู้ประกอบการรถบัสเช่าของ MLIT
ลองอ่านตารางเดินทางแบบคนที่ต้องนั่งรถจริง ตั้งแต่ออกจากโรงแรมจนกลับมาพัก มีเวลารวมตัว รับประทานอาหาร และพักระหว่างกิจกรรมหรือยัง? ถ้ามีงานสำคัญที่ต้องเริ่มตรงเวลา ให้ขอแผนที่เผื่อการเดินทางและอธิบายว่าช่วงไหนปรับได้ แทนการวางสถานที่ติดกันจนเหลือทางเลือกน้อยเมื่อกำหนดการเปลี่ยน
จุดรับส่งก็ต้องคุยให้ชัด ให้ทีมยืนยันว่ารถเข้าถึงบริเวณใด ผู้ร่วมทริปต้องเดินต่อหรือไม่ และใครเป็นคนประสานเมื่อแยกกลุ่ม หากมีกิจกรรมให้เลือกต่างกัน ควรนัดจุดรวมตัวที่ทุกคนเข้าใจตรงกัน พร้อมช่องทางติดต่อผู้ดูแล รายละเอียดเล็ก ๆ เหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดไม่ต้องตอบคำถามเดิมระหว่างเดินทางตลอดวัน
เมื่อรวบรวมความต้องการเรื่องที่พัก รถ อาหาร และกิจกรรมแล้ว สามารถดูแนวทางโปรแกรมที่ออกแบบตามโจทย์บริษัทต่อได้ที่ Japan Custom MICE & Incentive Trip
สรุปแผนกับบริการจัด MICE & Incentive สำหรับบริษัท
เมื่อได้รับข้อเสนอ ลองเทียบว่าแต่ละแผนตอบเป้าหมายทริปแค่ไหน พร้อมดูสิ่งที่รวมและไม่รวม เงื่อนไขเปลี่ยนแปลง และรายการที่ยังรอยืนยันให้ครบก่อนอนุมัติ ขอให้แยกเมือง สถานที่ และผู้ให้บริการจริงออกจากกัน แล้วรวบรวมความเห็นของบริษัทส่งกลับเป็นชุดเดียว ระบุให้ชัดว่าจะเก็บอะไร ปรับอะไร และให้ใครเป็นผู้ตัดสินใจฉบับสุดท้าย ก่อนเดินทางควรได้รับกำหนดการที่ตกลงแล้ว พร้อมผู้ประสานงานและวิธีรับมือเมื่อแผนเปลี่ยน เช่น ต้องเลื่อนกิจกรรมหรือเปลี่ยนจุดนัดพบ
สำหรับบริการของ BENS ขั้นตอนเริ่มจากรับโจทย์ ออกแบบตัวเลือก ยืนยันผู้ให้บริการและเอกสาร ไปจนถึงดูแลวันเดินทางจริง หากมีงานประชุมร่วมด้วย ให้สรุปรูปแบบงานและสิ่งที่ต้องใช้ส่งไปพร้อมกัน เมื่อพร้อมเริ่มคุย เตรียมข้อมูลจากหัวข้อข้างต้นและระบุส่วนที่ยังรอคำตอบ เพื่อให้ทีมเสนอแผนต่อได้ตรงจุด
• ดูรายละเอียดการประสานงานประชุมที่ MICE Meeting Support Japan
• ส่งโจทย์ทริปบริษัทและสอบถามบริการได้ที่ ติดต่อเรา
คำถามที่พบบ่อย
ยังไม่รู้จำนวนผู้เดินทางแน่นอน เริ่มปรึกษาได้ไหม?
เริ่มได้ โดยแยกจำนวนที่ยืนยันแล้วกับจำนวนที่ยังรอคำตอบ และบอกว่าเป็นยอดประมาณการ จากนั้นตกลงกำหนดยืนยันรายชื่อก่อนจองบริการที่ขึ้นกับจำนวนคน
ต้องเลือกเมืองในญี่ปุ่นก่อนขอโปรแกรมหรือไม่?
ถ้ายังเลือกไม่ได้ ให้แจ้งวัตถุประสงค์ รูปแบบกิจกรรม ช่วงเดินทาง และข้อจำกัดของคณะก่อน แล้วขอให้ทีมจัดทริปเสนอเมืองและสถานที่ที่ตอบโจทย์มาเปรียบเทียบ
แจ้งงบต่อหัวอย่างไรให้ได้ข้อเสนอที่เทียบกันได้?
ระบุงบเป้าหมาย เพดานอนุมัติ และรายการที่ต้องรวมไว้ให้ชัด เช่น ที่พัก อาหาร การเดินทาง และห้องประชุม พร้อมแจ้งค่าใช้จ่ายที่บริษัทแยกจ่ายต่างหาก
เลือกโรงแรมสำหรับทริปบริษัทจากจำนวนดาวได้เลยไหม?
ควรดูรายละเอียดที่พักร่วมด้วย เพราะญี่ปุ่นไม่มีระบบให้ดาวโรงแรมอย่างเป็นทางการทั่วประเทศ ขอชื่อโรงแรม ประเภทห้อง ทำเล และสิ่งอำนวยความสะดวกที่ต้องใช้ก่อนยืนยัน
ก่อนอนุมัติโปรแกรมควรได้รับข้อมูลอะไรบ้าง?
ควรมีตารางเดินทาง รายการที่รวมและไม่รวม เงื่อนไขเปลี่ยนแปลง และสถานะยืนยันของที่พัก รถ และสถานที่จัดงาน พร้อมตกลงผู้ประสานงานสำหรับวันเดินทางจริง
