Japan Custom MICE & Incentive Trip

สรุปสั้น ๆ: Japan Custom MICE and Incentive Trip เหมาะกับบริษัทที่มีโจทย์เฉพาะ เช่น ต้องมี meeting session, gala dinner, dealer visit, award night หรือเส้นทางที่ต้องผสมหลายเมือง ทีม BENS DVA จะเริ่มจาก objective จำนวนคน งบเป้าหมาย และข้อจำกัดขององค์กร แล้วค่อยออกแบบ route ที่คุมประสบการณ์และงานหน้างานได้จริง

ควรเลือก custom route เมื่อไร

เลือก custom เมื่อแพ็กเกจมาตรฐานตอบโจทย์ไม่ครบ เช่น ต้องใช้โรงแรมที่มี meeting room, ต้องจัด dinner ส่วนตัว, มีผู้บริหารหลายท่าน, มีข้อจำกัดอาหาร หรือจำเป็นต้องวาง route ให้สัมพันธ์กับกิจกรรมบริษัท ไม่ใช่แค่เที่ยวตามแลนด์มาร์ก

ข้อมูลที่ HR ควรเตรียมก่อน brief

• objective หลัก: reward, MICE, dealer trip, partner trip หรือ executive retreat
• จำนวนผู้เดินทางขั้นต่ำ สูงสุด และระดับผู้เดินทาง
• เดือนเดินทางที่ต้องการและเดือนที่ควรเลี่ยง
• ระดับโรงแรมขั้นต่ำ meeting room gala dinner และข้อจำกัดอาหาร
• งบเป้าหมายกับงบสูงสุดที่ยังอนุมัติได้

ตัวอย่าง custom decision matrix

โจทย์องค์กร	route ที่มักเหมาะ
ทริปแรกและผู้บริหาร	Tokyo-Fuji หรือ Tokyo-Yokohama
dealer หรือ partner trip	Osaka-Kyoto พร้อมมื้อพิเศษ
top sales reward	Hokkaido หรือ Fuji premium route
retreat กลุ่มเล็ก	Kyushu, Yufuin, Beppu หรือ onsen route

วิธีเปรียบเทียบ route custom ให้ผู้บริหารตัดสินใจง่าย

เวลาขออนุมัติ custom route ควรเสนอ 2-3 ทางเลือกที่ต่างกันชัด เช่น route คุมงบ, route สมดุล และ route premium ไม่ควรส่งตัวเลือกที่ต่างกันแค่โรงแรม เพราะผู้บริหารจะมองไม่เห็น trade-off ของประสบการณ์ ควรอธิบายว่าแต่ละ route ให้ผลลัพธ์อะไร เช่น ลดเวลาย้ายเมือง เพิ่มคุณภาพ dinner หรือเพิ่มกิจกรรมทีม

สำหรับงาน MICE ให้แยก requirement ที่ห้ามตัดออกจากสิ่งที่ปรับได้ เช่น meeting room, AV, private coach, gala dinner, bilingual coordinator และ contingency time เมื่อแยกแบบนี้ supplier จะออกแบบได้เร็วขึ้น และทีม HR เทียบใบเสนอราคาได้เป็นระบบมากขึ้น