MICE Meeting Support Japan สำหรับบริษัทไทย
บริการ MICE meeting support ญี่ปุ่นสำหรับบริษัทไทย จัดห้องประชุม โรงแรม AV agenda interpreter และ logistics สำหรับ corporate trip
สรุปสั้น ๆ: MICE meeting support ทำให้ทริปญี่ปุ่นไม่ใช่แค่เที่ยว แต่รองรับ business session, dealer meeting, partner briefing หรือ internal town hall ได้จริง โดยต้องคุมห้องประชุม AV เวลาอาหาร และการเดินทางก่อนหลัง meeting ให้ลื่น
จุดเด่น
ขั้นตอนบริการ
รับ brief จาก HR
สรุปจำนวนคน เมือง ช่วงเดินทาง งบ และข้อจำกัดขององค์กร
ออกแบบตัวเลือก
เทียบทางเลือกที่เหมาะกับกรุ๊ปและลำดับความสำคัญ
ล็อก supplier และเอกสาร
จัดการรายละเอียดก่อนเดินทางและเตรียมแผนหน้างาน
สิ่งที่รวมอยู่
- วิเคราะห์ brief และ route ที่เหมาะกับองค์กร
- ประสาน supplier ที่เกี่ยวข้อง
- สรุปเงื่อนไขสำคัญให้ HR ตรวจ
- ดูแล flow หน้างานตามบริการที่เลือก
สิ่งที่ไม่รวม
- ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ระบุในใบเสนอราคา
- การเปลี่ยนแปลงนอกเหนือ brief หลังยืนยัน
- ค่าธรรมเนียมจาก supplier ที่เกิดจากการเปลี่ยนชื่อหรือจำนวนคน
คำถามที่พบบ่อย
Meeting support รวมอะไรบ้าง
ช่วยดูโรงแรมหรือ venue ห้องประชุม AV coffee break agenda timing และ logistics ก่อนหลัง meeting
ควรจัด meeting กี่ชั่วโมงในทริป incentive
ควรกระชับและวางในช่วงที่ไม่ชน day trip หนัก เพื่อให้ยังรักษาความรู้สึกของทริปรางวัล
ต้องใช้ interpreter ไหม
ขึ้นกับผู้ร่วมประชุมและ partner ฝั่งญี่ปุ่น หากมีการเจรจาหรือ technical session ควรเตรียมล่วงหน้า
Meeting support ควรเตรียมอะไรบ้าง
หัวใจคือแยก requirement ของงานประชุมออกจากโปรแกรมท่องเที่ยว เช่น room setup, projector, microphone, interpreter, coffee break และเวลาที่ผู้บริหารต้องเตรียมตัว หากไม่แยกตั้งแต่ต้น ตารางเที่ยวกับตารางประชุมจะชนกันง่าย
- เลือกโรงแรมที่ห้องประชุมอยู่ในอาคารเดียวกับที่พักเมื่อเป็นไปได้
- เผื่อ setup time และ rehearsal สำหรับ presentation
- วาง coffee break และ lunch ให้ไม่กระทบรถโค้ช
- มี contact point หน้างานที่ตัดสินใจได้เร็ว
เหมาะกับงานแบบไหน
เหมาะกับ sales kickoff, dealer meeting, partner briefing, incentive with business session และ executive workshop ขนาดเล็กถึงกลาง ถ้างานมี production ใหญ่ ควร brief AV และ stage requirement ล่วงหน้าเป็นเอกสารแยก