สถานที่จัด gala dinner ในญี่ปุ่น เทียบ venue 3 ประเภทสำหรับบริษัท

gala dinner ในญี่ปุ่น มี venue กี่ประเภท

สำหรับ gala dinner หรืองานเลี้ยงกาล่าของบริษัท เราสามารถแบ่ง venue ซึ่งหมายถึงสถานที่จัดงาน เป็น 3 กลุ่มเพื่อใช้เลือกเบื้องต้นได้ตามตารางนี้ แต่ละกลุ่มมีตัวอย่างที่ใช้จัดงานได้จริง ส่วนรูปแบบโต๊ะ อาหาร และกิจกรรมต้องคุยกับสถานที่เป็นรายแห่ง

ประเภทสถานที่	เหมาะกับงานที่อยากได้	เรื่องที่ต้องถามก่อนเลือก
โรงแรมและห้องจัดเลี้ยง	ดินเนอร์ที่มีเวที สุนทรพจน์ หรือมอบรางวัล	ผังห้องเมื่อเพิ่มเวทีและอุปกรณ์
เรือดินเนอร์และห้องอาหารพิเศษ	มื้อร่วมกันที่ให้ความสำคัญกับบรรยากาศ	ขอบเขตพื้นที่ส่วนตัวและรอบให้บริการ
สวนญี่ปุ่นและปราสาท	งานที่ให้สถานที่เป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์	พื้นที่ที่อนุญาตให้ใช้และแผนสำรองกลางแจ้ง

โรงแรมและห้องจัดเลี้ยงสำหรับงานบริษัท

ถ้าในคืนเดียวมีทั้งรับประทานอาหาร กล่าวขอบคุณทีม และขึ้นเวทีมอบรางวัล ห้องจัดเลี้ยงในโรงแรมเป็นตัวเลือกที่น่าเริ่มคุย เพราะมีตัวอย่างห้องสำหรับงานองค์กรโดยตรงอย่าง Hotel New Otani Tokyo ซึ่งมีห้องจัดเลี้ยงและบอลรูมสำหรับงานขนาดใหญ่ ส่วน Palace Hotel Tokyo มีห้องจัดเลี้ยงพร้อมอุปกรณ์เสียงและแสงให้สอบถามรายละเอียดได้

ในการเลือกโรงแรมหรู อย่าหยุดแค่ระดับดาวหรือภาพห้องเปล่า ลองขอผังที่ใส่โต๊ะ เวที และจอไว้แล้ว จะเห็นชัดกว่าว่าแขกนั่งตรงไหน มองเวทีได้สะดวกหรือไม่ และคนเสิร์ฟอาหารใช้ทางเดียวกับคนขึ้นรับรางวัลหรือเปล่า จำนวนคนที่ห้องรับได้ควรเป็นจำนวนตามผังงานของเรา เพราะพื้นที่ส่วนหนึ่งต้องแบ่งให้กิจกรรมด้วย

คำถามเรื่องอาหารก็ควรส่งไปพร้อมผัง เช่น ต้องการเสิร์ฟเป็นคอร์สหรือจัดบุฟเฟต์ มีคนต้องการเมนูเฉพาะหรือไม่ และอยากให้หยุดเสิร์ฟระหว่างกล่าวสุนทรพจน์ไหม การแจ้งสิ่งเหล่านี้ตั้งแต่คุยครั้งแรกช่วยให้สถานที่เสนอรูปแบบที่ตรงงานได้มากกว่าการถามเพียงว่าห้องว่างหรือเปล่า ส่วนรายการใดทำได้จริงให้ขอคำยืนยันก่อนนำไปใส่กำหนดการ

ข้อดีของการเลือกห้องในโรงแรมที่ทีมพักอยู่ คือสามารถวางแผนกลับห้องพักหลังงานได้โดยไม่ต้องเพิ่มการเดินทาง แต่ถ้าเลือกโรงแรมอีกแห่ง ควรเทียบความสะดวกทั้งขาไปและขากลับด้วย ห้องสวยอาจยังตอบโจทย์ไม่ครบ หากทีมต้องรีบออกจากกิจกรรมช่วงบ่ายเพื่อกลับไปเปลี่ยนชุดแล้วเดินทางต่อ

เหมาลำเรือดินเนอร์และห้องอาหารพิเศษ

เรือดินเนอร์เหมาะจะนำมาเปรียบเทียบเมื่ออยากให้มื้อเย็นเป็นกิจกรรมของทริปในตัว ตัวอย่างในโตเกียวคือ Symphony Tokyo Bay Cruise ซึ่งมีทั้งการจองห้องส่วนตัวและการเหมาทั้งลำ คำว่า “ส่วนตัว” จึงควรถามให้ชัดว่าได้ใช้เฉพาะห้องใด หรือได้ใช้เรือทั้งลำ เพราะส่งผลต่อการจัดกิจกรรมและพื้นที่ที่แขกใช้ได้

สำหรับห้องส่วนตัวรอบชมพระอาทิตย์ตก ผู้ให้บริการระบุช่วงรองรับ 15 - 280 คน แต่ตัวเลขนี้ต้องนำไปถามต่อกับห้องและรูปแบบงานที่ต้องการ อย่าเพิ่งสรุปว่าจัดโต๊ะพร้อมเวทีแล้วจะรับได้เท่ากันทั้งหมด ถ้ามีผู้บริหารกล่าวเปิดงานหรืออยากเปิดวิดีโอ ควรส่งรายละเอียดอุปกรณ์ไปด้วย เพื่อให้รู้ว่าต้องเตรียมอะไรเพิ่ม

เรื่องจองล่วงหน้าก็มีความต่างกัน Symphony ระบุว่าห้องส่วนตัวรับจองล่วงหน้า 6 เดือน ส่วนการเหมาทั้งลำรับจองล่วงหน้า 1 ปี ข้อมูลนี้ใช้ช่วยกะจังหวะเริ่มติดต่อได้ แต่วันว่างและเงื่อนไขรอบที่สนใจยังต้องสอบถามอีกครั้ง โดยเฉพาะถ้ากำหนดวันเดินทางของทีมไว้แล้ว

ถ้าชอบมื้อที่นั่งคุยกันสบาย ๆ ห้องอาหารพิเศษก็เป็นอีกทางที่ควรลองสอบถาม ให้เริ่มจากความเป็นส่วนตัวของพื้นที่ จำนวนโต๊ะที่จัดได้ และการใช้ไมโครโฟน บางงานต้องการเพียงอาหารกับช่วงกล่าวขอบคุณสั้น ๆ จึงไม่จำเป็นต้องขอพื้นที่สำหรับการแสดงเต็มรูปแบบ แต่ถ้ามีเกมหรือกิจกรรมให้ลุกเดิน ควรแจ้งไว้ก่อนเลือกห้อง

สวนสไตล์ญี่ปุ่นและปราสาทเก่าแก่

เมื่อเทียบครบทั้ง 3 ประเภท สวนญี่ปุ่นและปราสาทคือกลุ่มที่เหมาะกับคนอยากให้แขกได้สัมผัสบรรยากาศของสถานที่ระหว่างร่วมงาน ตัวอย่างที่มีข้อมูลรองรับ ได้แก่ Matsuyama Castle Party Plan ซึ่งใช้พื้นที่กลางแจ้ง Honmaru Square สำหรับงานยืน และ Japanese Garden Mihamaen ในชิบะซึ่งมีข้อมูลทั้งรูปแบบนั่งและยืน

ความต่างของรูปแบบงานเห็นได้ชัดจาก Japanese Garden Mihamaen ที่ระบุรองรับแบบนั่ง 50 คน หรือแบบยืน 100 คน ถ้าตั้งใจให้ทุกคนนั่งรับประทานอาหารตลอดมื้อ ต้องใช้ความจุแบบนั่งเป็นจุดเริ่มต้น ส่วน Matsuyama Castle Party Plan ระบุแบบยืน 120 คน จึงควรถามเรื่องการจัดดินเนอร์นั่งโต๊ะโดยตรงก่อนเลือก ไม่ควรนำจำนวนแบบยืนมาใช้แทนกัน

ก่อนตกลงใช้พื้นที่กลางแจ้ง ลองถามว่า หากต้องย้ายงานเข้าในร่มจะย้ายไปที่ไหน และยังทำกิจกรรมเดิมได้ครบหรือไม่ จากนั้นค่อยคุยเรื่องทางเดิน ห้องน้ำ จุดบริการอาหาร และการขนอุปกรณ์ คำตอบเหล่านี้จะช่วยตัดสินว่าควรจัดมื้อเย็นเต็มงาน หรือใช้พื้นที่สำหรับช่วงต้อนรับแล้วรับประทานอาหารในอีกจุดหนึ่ง โดยต้องให้สถานที่ยืนยันว่าจัดรูปแบบนั้นได้

อีกเรื่องที่ควรขอให้ระบุชัดคือพื้นที่ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้จัดงาน ภาพสวนหรือปราสาทที่เห็นอาจครอบคลุมบริเวณกว้างกว่าจุดจัดเลี้ยงจริง ควรขอแผนผังพร้อมตำแหน่งโต๊ะและจุดถ่ายรูปที่ใช้ได้ รวมถึงเงื่อนไขการติดตั้งของตกแต่ง จะได้เลือกบรรยากาศที่ชอบโดยรู้ขอบเขตการใช้งานตั้งแต่แรก

ถ้ายังตัดสินใจไม่ได้ว่าจะเน้นมื้ออาหาร พิธีมอบรางวัล หรือกิจกรรมร่วมกัน ลองเริ่มจาก รูปแบบงานเลี้ยง gala dinner

ข้อควรระวังเมื่อจัดงานเลี้ยงในญี่ปุ่น

พอมีสถานที่ที่ชอบแล้ว ค่อยนำกำหนดการจริงมาคุยกับทีมดูแลงาน อย่าถามเพียงว่า “จัดกาล่าได้ไหม” แต่บอกด้วยว่าจะเกิดอะไรขึ้นตั้งแต่ทีมงานเข้าเตรียมห้องจนแขกกลับ เพราะรายละเอียดที่ดูเล็กตอนจองอาจเป็นตัวกำหนดว่ากิจกรรมช่วงไหนทำได้บ้าง

ข้อจำกัดเรื่องเวลาและกฎเรื่องเสียงดัง

สถานที่บางประเภทมีเวลาตามรอบชัดเจน อย่างเรือ Symphony รอบชมพระอาทิตย์ตกมีเวลาที่ระบุไว้ 16:20 - 18:20 หรือ 16:30 - 18:30 ตามเงื่อนไขการเดินเรือ จึงควรยืนยันรอบจริงก่อนใส่ในแผนทริป หากมีกิจกรรมเที่ยวก่อนขึ้นเรือ ให้เผื่อเวลารวมตัวและเดินทางมาจุดนัดพบด้วย การเริ่มพิธีช้าอาจทำให้ต้องลดช่วงอื่นในงานลง

สำหรับห้องจัดเลี้ยง ให้แยกเวลาที่ต้องการใช้ออกเป็นช่วงเตรียมงาน รับแขก จัดงาน และเก็บอุปกรณ์ แล้วถามว่าแต่ละช่วงใช้พื้นที่ได้ตั้งแต่เมื่อไร คำว่าเลิกงานควรชัดด้วยว่าหมายถึงหยุดกิจกรรมหรือคืนห้องเรียบร้อยแล้ว ทีมพิธีกร ช่างภาพ และผู้ดูแลอุปกรณ์จะได้วางงานจากเวลาเดียวกัน

ส่วนเรื่องเสียง กฎที่ใช้กับร้านอาหารในโตเกียวมีข้อจำกัดเกี่ยวกับเครื่องเสียงและดนตรีช่วงดึก โดยมีเงื่อนไขยกเว้นด้านการป้องกันเสียงและสถานที่ จึงไม่ควรเหมารวมว่าทั่วญี่ปุ่นใช้กฎเดียวกัน หรือทุกห้องสามารถเล่นดนตรีต่อได้เพราะอยู่ในอาคาร หากจะมีวงดนตรี ดีเจ หรือคาราโอเกะ ให้ถามสถานที่เรื่องรูปแบบที่อนุญาตและเวลาที่ต้องหยุดโดยตรง

ส่งรายการกิจกรรมพร้อมรายละเอียดอุปกรณ์ให้ผู้ดูแลห้องตรวจตั้งแต่ก่อนจอง เช่น ใช้ไมโครโฟนสำหรับพูดอย่างเดียว หรือมีเครื่องดนตรีและลำโพงเพิ่ม หากกิจกรรมใดทำไม่ได้ จะได้ปรับเป็นช่วงกล่าวขอบคุณ ฉายวิดีโอ หรือกิจกรรมบนโต๊ะตามที่สถานที่อนุญาต โดยไม่ต้องรอเปลี่ยนแผนใกล้วันงาน

การเดินทางกลับหลังงานเลิก

งานจบแล้วแขกกลับที่พักอย่างไร ควรมีคำตอบก่อนยืนยันสถานที่ ข้อมูลการเดินทางของโตเกียวระบุว่ารถไฟใต้ดินโดยทั่วไปให้บริการประมาณ 05:00 - 24:00 แต่รถไฟขบวนที่พากลับถึงโรงแรมได้จริงต้องเช็คตามสถานี เส้นทาง และการต่อรถ อย่าใช้เวลาเที่ยงคืนเป็นคำตอบเดียวให้ทุกคน โดยเฉพาะงานที่เลิกดึก

ถ้าจะใช้รถรับส่ง ให้คุยจุดขึ้นรถกับสถานที่ก่อน แล้วแจ้งตำแหน่งนัดพบให้แขกรู้ตั้งแต่เข้าร่วมงาน เผื่อช่วงหยิบสัมภาระ เดินออกจากห้อง และรวมตัวไว้ในกำหนดการด้วย หากมีคนกลับเอง ควรส่งชื่อที่พักและข้อมูลการเดินทางให้พร้อม เพื่อให้ตัดสินใจได้ว่าจะอยู่จนจบงานหรือออกก่อน

งานบนเรือควรยืนยันจุดขึ้นและลงให้ตรงกับรถที่จอง ส่วนงานในสวนหรือพื้นที่ปราสาท ให้ถามว่ารถเข้ารับได้ตรงไหนและแขกต้องเดินไปไกลเพียงใด ถ้ามีผู้ร่วมงานที่เดินไม่สะดวก ควรแจ้งความต้องการให้สถานที่และผู้ดูแลรถช่วยพิจารณาทางเลือกก่อนตกลงใช้พื้นที่

พาทีมไปจัดกาล่าที่ญี่ปุ่น เลือกสถานที่ยังไงให้งบและเวลาลงตัว

ก่อนขอข้อเสนอ ลองสรุปให้ชัดว่าทีมพักที่ไหน มีผู้ร่วมงานเท่าไร อยากทำกิจกรรมอะไร และสิ่งไหนขาดไม่ได้ แล้วให้แต่ละสถานที่เสนอจากรายละเอียดชุดเดียวกัน จะเทียบได้ว่ารวมอาหาร อุปกรณ์ และการใช้พื้นที่อะไรไว้บ้าง หากอยากให้ BENS ช่วยประสานเงื่อนไขสถานที่ เวลา เสียง และรถรับส่ง สามารถดู บริการจัด gala dinner ในญี่ปุ่นแบบครบวงจร

ถ้ายังเลือกเมืองหรือที่พักอยู่ ควรวางคืนกาล่าคู่กับโปรแกรมเที่ยว เพื่อดูว่าทีมมีเวลาเปลี่ยนชุด เดินทาง และพักผ่อนพอหรือไม่ แล้วค่อยยืนยันสถานที่ตามวันว่างและเงื่อนไขที่ได้รับ สนใจวางทั้งทริปต่อได้ที่ โปรแกรมทัวร์และจัดหา venue ญี่ปุ่น