ฟรีวีซ่าญี่ปุ่นแล้ว ยังต้องเตรียม 5 อย่างก่อนพาทีมทั้งบริษัทไป

ฟรีวีซ่าญี่ปุ่นแล้ว ยังต้องเตรียมพาสปอร์ตและวันพำนักให้ถูกเงื่อนไข

หนังสือเดินทางไทยต้องเข้าเงื่อนไข ePassport ตามประกาศญี่ปุ่น

ถ้าไปญี่ปุ่นตอนนี้ สิ่งแรกที่ต้องเช็กคือหนังสือเดินทางของทุกคนในทีม สิทธิ์ยกเว้นวีซ่าสำหรับคนไทยมีเงื่อนไขชัดเจนว่า ต้องเป็นหนังสือเดินทางแบบมี IC ชิพ (ePassport) ตามมาตรฐาน ICAO เท่านั้น ลองพลิกดูปกหน้าว่ามีสัญลักษณ์ ePassport ไหม เพราะชิพตัวนี้จะเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลชีวมิติ และภาพถ่ายของเราไว้ ถ้าใครถือหนังสือเดินทางแบบเก่าหรือไม่มีสัญลักษณ์นี้ จะไม่ได้รับสิทธิ์ฟรีวีซ่า และต้องไปยื่นขอวีซ่าล่วงหน้า ไม่อย่างนั้นอาจโดนปฏิเสธการเข้าเมืองตั้งแต่ที่สนามบินเลยทีเดียว การเตือนให้ทุกคนตรวจหนังสือเดินทางของตัวเองแต่เนิ่นๆ จึงเป็นเรื่องที่คนประสานงานควรทำเป็นอันดับแรก

วันเข้าออกต้องอยู่ในกรอบ 15 วันและตรงกับตั๋วกลับ

นอกจากเรื่องเล่มหนังสือเดินทางแล้ว ระยะเวลาที่ไปเที่ยวก็สำคัญ สิทธิ์ของไทยให้เราอยู่ญี่ปุ่นได้ไม่เกิน 15 วัน ซึ่งถือเป็นการพำนักระยะสั้น ตั๋วเครื่องบินขากลับเลยควรระบุวันเดินทางออกที่อยู่ในกรอบ 15 วันนี้ให้ชัดเจน ถ้าทีมไหนมีแผนจะอยู่เที่ยวนานกว่านั้น ต้องเตรียมตัวไปขอวีซ่าให้เรียบร้อยก่อนบิน เพราะการมีวีซ่าเป็นเพียงหนึ่งในเงื่อนไขการเข้าประเทศเท่านั้น เจ้าหน้าที่ยังคงต้องตรวจเอกสารต่างๆ เพิ่มเติมที่ด่านตรวจคนเข้าเมืองอีกรอบ

อ่านต่อ: คนไทยไปญี่ปุ่นฟรีวีซ่า เงื่อนไขปัจจุบันและเอกสารที่ ตม.ยังขอดูได้

Visit Japan Web ระบบกรอกข้อมูลขาเข้าและศุลกากรที่ต้องทำรายคน

อีเมล พาสปอร์ต เที่ยวบิน และที่พักต้องตรงกันตั้งแต่ต้น

Visit Japan Web คือระบบออนไลน์ของ Digital Agency ที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลสำหรับขั้นตอนตรวจคนเข้าเมืองและศุลกากร รวมถึงบริการช้อปปิ้งปลอดภาษีไว้ในที่เดียว เวลาพาทีมไปเที่ยว การกรอกข้อมูลไว้ล่วงหน้าจะช่วยลดความวุ่นวายตอนถึงสนามบินได้เยอะ สิ่งที่ต้องระวังคือ ข้อมูลของแต่ละคน ไม่ว่าจะเป็นอีเมล หนังสือเดินทาง เที่ยวบิน และที่พัก ต้องกรอกให้ตรงกับความจริงตั้งแต่ต้น เพื่อให้ระบบดึงข้อมูลไปใช้ได้อย่างถูกต้อง และรหัสที่ได้มาตั้งแต่วันที่ 25 มกราคม 2567 จะถูกรวมเป็นรหัสเดียวสำหรับทั้งขั้นตอนตรวจคนเข้าเมืองและศุลกากร ช่วยประหยัดเวลาเปิดมือถือหลายรอบ

รหัส 2D ไม่ได้แทนการตอบคำถามของเจ้าหน้าที่

พอกรอกข้อมูลเสร็จ ระบบจะสร้างรหัส 2D ขึ้นมาให้เราใช้สแกนคู่กับหนังสือเดินทางแบบมี IC ชิพ ที่เครื่องอัตโนมัติ (e-Gates) ของ Japan Customs ซึ่งมีให้บริการที่ 7 สนามบินหลัก ได้แก่ นิวชิโตเสะ นาริตะ ฮาเนดะ ชูบุเซ็นแทรร์ คันไซ ฟุกุโอกะ และนาฮะ แต่รหัสนี้ไม่ใช่บัตรผ่านวิเศษ การมีรหัส 2D ไม่ได้แปลว่าจะเดินผ่านเจ้าหน้าที่ไปได้เลย ตรวจคนเข้าเมืองยังสามารถถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ตามปกติ และกฎที่สำคัญมากคือ ผู้เดินทางทุกคน รวมถึงคนที่มาเป็นกลุ่ม ต้องทำขั้นตอนสแกนนี้ด้วยตัวเองทีละคนที่เครื่อง จะให้คนประสานงานทำแทนรวดเดียวไม่ได้

อ่านต่อ: Visit Japan Web กรอกล่วงหน้าทั้งทีม ลดเวลา ตม.ที่สนามบินได้จริงแค่ไหน

แผนเดินทาง ที่พัก และตั๋วกลับคือหลักฐานที่ควรพร้อมก่อนถึง ตม.

ชื่อโรงแรมกับคืนพักควรตรงกับกำหนดการจริง

เวลาไปถึงด่านตรวจคนเข้าเมือง สิ่งที่เจ้าหน้าที่มักจะขอดูเพื่อยืนยันว่าเรามาเที่ยวจริงๆ คือแผนการเดินทางและรายละเอียดที่พัก รวมถึงหลักฐานค่าใช้จ่ายระหว่างอยู่ญี่ปุ่น เช่น เงินสดหรือบัตรเครดิต ดังนั้นก่อนบิน ควรให้ทุกคนในทีมเซฟเอกสารพวกนี้เก็บไว้ในมือถือหรือพิมพ์พกติดตัวไว้เลย ชื่อโรงแรมและจำนวนคืนที่พักควรตรงกับแพลนที่วางไว้ เพื่อให้ตอบคำถามได้อย่างมั่นใจและรวดเร็ว เพราะถ้าเจ้าหน้าที่สงสัย อาจทำให้เสียเวลาอธิบายกันยาว

กิจกรรมประชุมหรือดูงานต้องอธิบายได้ว่าเป็นการเดินทางระยะสั้น

สำหรับทีมที่ไปเที่ยวและมีแวะประชุมหรือดูงานสั้นๆ สถานะการพำนักแบบ Temporary Visitor จะครอบคลุมกิจกรรมระยะสั้นอย่างการท่องเที่ยว กีฬา ดูงาน หรือติดต่อธุรกิจอยู่แล้ว แต่ก็ควรเตรียมคำอธิบายหรือเอกสารประกอบให้ชัดเจน ว่ากิจกรรมที่ทำเป็นการติดต่อธุรกิจแบบสั้นๆ หรือแค่แวะดูงาน ไม่ได้ไปทำงานระยะยาว การเตรียมตัวที่ดีตรงนี้จะช่วยให้ ตม. เข้าใจจุดประสงค์การเดินทางได้ง่ายขึ้น และมั่นใจว่าเราจะกลับตามกำหนดเวลา

ศุลกากรญี่ปุ่นต้องแยกของใช้ส่วนตัว ของแจกงาน และของต้องห้าม

ของแจกและตัวอย่างสินค้าห้ามปนกับของใช้ส่วนตัวโดยไม่เช็กกฎ

เวลาไปกันหลายคน ผู้โดยสารทุกคนที่เข้าญี่ปุ่นต้องสำแดงของกับศุลกากร บางบริษัทชอบเตรียมของแจกหรือตัวอย่างสินค้าไปฝากคู่ค้า กฎของศุลกากรญี่ปุ่นระบุไว้ว่า ของใช้ส่วนตัวและอุปกรณ์ที่ใช้ระหว่างทริปสามารถเอาเข้าได้ในปริมาณที่เหมาะสม แต่ของแจกหรือตัวอย่างสินค้าเชิงพาณิชย์ จะไม่ถือเป็นของใช้ส่วนตัว และอาจมีเรื่องภาษีเข้ามาเกี่ยว ถ้าทริปนี้มีของพวกนี้ไปด้วย ให้เช็กกฎและแยกของให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้มีปัญหาตอนสำแดงของที่สนามบิน

ยา อาหารสด และของควบคุมต้องตรวจจาก Japan Customs หรือหน่วยงานญี่ปุ่นก่อนบิน

เรื่องยาประจำตัวหรืออาหาร เป็นสิ่งที่คนไปญี่ปุ่นกังวลกันบ่อย ของต้องห้ามตามกฎของ Japan Customs เช่น ยาเสพติด อาวุธ วัตถุระเบิด เงินปลอม สื่อลามกอนาจาร หรือสินค้าละเมิดลิขสิทธิ์ คงรู้อยู่แล้วว่าห้ามเด็ดขาด แต่สำหรับยาที่ใช้ส่วนตัว ถ้าเอาไปในปริมาณที่กำหนด อย่างยาตามใบสั่งแพทย์ไม่เกิน 1 เดือน ยาทั่วไปไม่เกิน 2 เดือน หรือเครื่องสำอางไม่เกิน 24 ชิ้นต่อประเภท มักจะผ่านได้โดยไม่ต้องขออนุญาต แต่ถ้าเป็นยาเฉพาะทาง หรือของควบคุมอื่นๆ ให้เช็กข้อมูลกับ Japan Customs หรือหน่วยงานของญี่ปุ่นให้ชัวร์ก่อนจัดกระเป๋าเสมอ

ประกันเดินทางและผู้ติดต่อฉุกเฉินช่วยให้เคสเจ็บป่วยไม่ค้างกลางทริป

ค่ารักษาพยาบาลต่างชาติในญี่ปุ่นอาจสูงและควรมีความคุ้มครองเพียงพอ

การเจ็บป่วยระหว่างเที่ยวเป็นเรื่องที่ไม่มีใครอยากให้เกิด องค์การส่งเสริมการท่องเที่ยวแห่งประเทศญี่ปุ่น (JNTO) เคยอ้างอิงสถิติว่าผู้เดินทาง 1 ใน 20 คนอาจเจ็บป่วยหรือบาดเจ็บระหว่างอยู่ต่างประเทศ ถ้าเกิดแล้วไม่มีประกันเดินทาง อาจทำให้ทริปนั้นหมดสนุกได้ ญี่ปุ่นเป็นประเทศที่ค่ารักษาพยาบาลสำหรับชาวต่างชาติอาจอยู่ในระดับที่สูง ยิ่งไปกว่านั้น ตั้งแต่ปี 2564 ชาวต่างชาติที่มีค่ารักษาพยาบาลค้างจ่าย อาจมีผลให้ถูกปฏิเสธการเข้าประเทศญี่ปุ่นในครั้งหน้าได้ การทำประกันเดินทางเอาไว้จึงเป็นตัวช่วยลดความเสี่ยงที่ดีมาก ถ้าไปกันทั้งทีม การมีประกันที่คุ้มครองครอบคลุม และเช็กก่อนว่าเป็นแบบไม่ต้องสำรองจ่าย (cashless service) หรือไม่ จะช่วยให้คนประสานงานจัดการสถานการณ์ได้ง่ายขึ้นเยอะ

รายชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉินต้องเข้าถึงได้ทั้งฝั่งผู้เดินทางและคนประสานงาน

นอกจากประกันแล้ว ข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉินก็สำคัญไม่แพ้กัน ควรเตรียมเบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้จริง อย่างเบอร์เรียกรถพยาบาลของญี่ปุ่นคือ 119 ซึ่งสถานพยาบาลที่ควรไปจะขึ้นอยู่กับช่วงเวลา ความรุนแรงของอาการ และความฉุกเฉิน รวมถึงต้องมีข้อมูลสุขภาพเบื้องต้นอย่างประวัติแพ้อาหารหรือโรคประจำตัวของแต่ละคนเอาไว้ ข้อมูลพวกนี้ควรอยู่ในจุดที่ทั้งตัวคนเดินทางและคนประสานงานเข้าถึงได้ทันที เผื่อมีเหตุฉุกเฉิน จะได้สื่อสารกับโรงพยาบาลหรือเจ้าหน้าที่ได้ทันท่วงที

พาทีมทั้งบริษัทไปญี่ปุ่น ให้ BENS ช่วยเช็กก่อนวันบิน

การเตรียมตัวพาทีมไปญี่ปุ่นมีรายละเอียดที่ต้องใส่ใจมากกว่าการไปเที่ยวเองคนเดียว ตั้งแต่การเช็กเงื่อนไข ePassport การดูวันเข้าออกให้อยู่ในกรอบ 15 วัน ไปจนถึงการให้ทุกคนสแกนรหัส 2D ด้วยตัวเองที่สนามบิน และเตรียมเอกสารที่พักให้พร้อมก่อนถึงด่านตรวจคนเข้าเมือง ทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลาและความละเอียดในการประสานงาน

ถ้าอยากลดความวุ่นวายเรื่องเอกสารและการเตรียมตัวของคนในทีม BENS พร้อมดูแลและช่วยเช็กความพร้อมให้ทุกขั้นตอนก่อนวันบินจริง เพื่อให้ทริปของบริษัทคุณราบรื่นที่สุด

ข้อมูลเพิ่มเติมจาก BENS:

บริการเตรียมความพร้อมก่อนเดินทางญี่ปุ่น โปรแกรมทัวร์และดูงาน ติดต่อทีมงาน