เตรียม entry support ญี่ปุ่น สำหรับทีม ยังไงให้ผ่าน ตม.

entry support ญี่ปุ่น คืออะไร ทีมต้องเตรียมอะไรบ้าง

การพาทีมเดินทางไปประเทศปลายทางอย่างเป็นมืออาชีพเริ่มต้นที่ความเข้าใจเงื่อนไขพื้นฐานอย่างถ่องแท้ ลองถามตัวเองว่าในทีมของคุณมีใครที่เพิ่งเดินทางไปต่างประเทศครั้งแรก หรือพาสปอร์ตใกล้หมดอายุบ้างไหม? แม้ว่าคนไทยจะสามารถใช้สิทธิ์ยกเว้นวีซ่าได้ในปัจจุบัน แต่ก็ไม่ได้แปลว่าทุกคนจะมีสิทธิ์เข้าเมืองได้แบบอัตโนมัติ เงื่อนไขสำคัญที่ต้องรู้คือผู้เดินทางต้องถือหนังสือเดินทางแบบมี IC ชิพ หรือ ePassport เท่านั้น และมีกำหนดพำนักระยะสั้นภายใน 15 วัน เมื่อผ่านการพิจารณาจะได้สถานะพำนักแบบ Temporary Visitor ซึ่งสถานะนี้ครอบคลุมกิจกรรมหลายอย่าง ตั้งแต่การท่องเที่ยว การพักผ่อน การเข้าร่วมประชุม ไปจนถึงการติดต่อธุรกิจแบบไม่ได้ตั้งใจไปรับค่าตอบแทนแต่อย่างใด

หน้าที่ของคนจัดทริปคือการเรียกเช็คพาสปอร์ตของทุกคนในทีมตั้งแต่เริ่มวางแผนงาน หากทีมงานคนไหนยังใช้พาสปอร์ตแบบเก่าที่ไม่มีชิพ มีประวัติการเดินทางที่ต้องระวัง หรือทริปนั้นมีแผนงานที่ทำให้ต้องพำนักอยู่เกิน 15 วัน ก็ต้องรีบแจ้งให้ดำเนินการขอวีซ่าให้เรียบร้อยตั้งแต่ก่อนบิน ไม่อย่างนั้นอาจเสี่ยงโดนปฏิเสธการเข้าเมืองได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และทำให้แผนงานที่เตรียมไว้สะดุดได้ทันที การให้เวลาเผื่อเหลือเผื่อขาดในการเตรียมตัวคือหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้การจัดการทริปเป็นไปตามแผนและลดความกดดันของคนจัดทริป

ตรวจสอบเงื่อนไขวีซ่าและข้อยกเว้นจากสถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทย

เอกสารยืนยันตัวตนและแผนการเดินทาง

ถึงแม้ผู้เดินทางจะเข้าข่ายได้สิทธิ์ฟรีวีซ่า แต่เจ้าหน้าที่ ตม. ก็ยังมีอำนาจประเมินสถานการณ์หน้างานและอาจขอดูเอกสารเพิ่มเติมหน้าด่านได้เสมอ สิ่งที่คนจัดทริปควรเตรียมความพร้อมและแนะนำให้ทีมงานทุกคนพกติดตัวไว้ในกระเป๋าถือคือเอกสารที่อธิบายแผนการเดินทางได้อย่างชัดเจน ไม่ควรโหลดลงใต้ท้องเครื่องบินเด็ดขาดเพราะอาจจำเป็นต้องหยิบออกมาแสดงทันที

ตัวอย่างเอกสารสำคัญที่ทุกคนควรมีสำเนาติดตัวไว้ ได้แก่ ตั๋วเครื่องบินขากลับที่ระบุวันเดินทางกลับชัดเจน หลักฐานการเงินที่เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายระหว่างอยู่ญี่ปุ่น ข้อมูลผู้ติดต่อในประเทศปลายทาง ชื่อและที่อยู่ของโรงแรมที่จองไว้ ไปจนถึงแผนการเดินทางตลอดทริปแบบละเอียดเป็นรายวัน การเตรียมแฟ้มเอกสารเล็กๆ เหล่านี้ให้พร้อมไว้ก่อนจะช่วยให้แต่ละคนตอบคำถามเจ้าหน้าที่ได้อย่างมั่นใจ ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลจากในมือถือที่อาจจะยังเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่ได้เมื่อเดินทางไปถึง

อ่านต่อ: คนไทยไปญี่ปุ่นฟรีวีซ่า เงื่อนไขปัจจุบันและเอกสารที่ ตม.ยังขอดูได้

วีซ่าให้ผ่าน ตม. ได้ง่ายขึ้น

คำว่าได้วีซ่าแล้ว หรือการมีสิทธิ์ฟรีวีซ่า ไม่ได้หมายความว่าจะการันตีการอนุญาตเข้าเมืองได้ร้อยเปอร์เซ็นต์เสมอไป อำนาจตัดสินใจสุดท้ายอยู่ที่ด่าน ตม. ซึ่งจะประเมินวัตถุประสงค์การเข้าเมืองและระยะเวลาพำนักจากผู้เดินทางแต่ละคนอีกครั้ง การเตรียมตัวให้สมาชิกทุกคนสามารถตอบคำถามได้ตรงกันทั้งทีมจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่คนจัดงานต้องซักซ้อมก่อนออกเดินทาง

ถ้าทริปนี้ไปเพื่อประชุมหรือดูงาน การให้ทุกคนถือสำเนาหนังสือเชิญจากหน่วยงานฝั่งญี่ปุ่น หรือเอกสารกำหนดการจากบริษัทที่ไปติดต่อด้วย จะช่วยยืนยันสถานะและวัตถุประสงค์การเดินทางได้ชัดเจนที่สุด ถ้ามีพนักงานใหม่ที่ยังไม่คล่องเรื่องการตอบคำถามภาษาอังกฤษ ให้ลองซักซ้อมบทสนทนาสั้นๆ ล่วงหน้า ว่าเรามาทำอะไร พักที่ไหน กลับเมื่อไหร่ การที่เอกสารพร้อมและผู้เดินทางสามารถอธิบายจุดประสงค์ได้เคลียร์ จะช่วยลดความสงสัยของเจ้าหน้าที่และทำให้กระบวนการพิจารณาหน้าด่านเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น

ขั้นตอนเตรียม Visit Japan Web

อีกหนึ่งส่วนสำคัญที่ช่วยลดความวุ่นวายหน้าด่านคือการใช้งานระบบออนไลน์ของ Digital Agency ที่เรียกว่า Visit Japan Web ระบบนี้สร้างมาเพื่อให้ผู้เดินทางลงข้อมูลขั้นตอนขาเข้าและศุลกากรล่วงหน้า เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ ระบบจะสร้างรหัส 2D ขึ้นมาเพื่อใช้สแกนคู่กับหนังสือเดินทางแบบมี IC ชิพ

จุดที่คนจัดทริปต้องย้ำกับทีมงานให้ชัดเจนคือ ระบบนี้ผูกกับข้อมูลส่วนบุคคลและต้องทำข้อมูลของใครของมัน แม้บริษัทจะจัดการเดินทางมาพร้อมกันเป็นกรุ๊ปใหญ่ หัวหน้าทีมหรือไกด์ก็ไม่สามารถสแกนรหัสเพื่อพาผ่านด่านแทนทุกคนในทีมได้ แต่ละคนต้องเตรียมรหัสของตัวเองให้พร้อมเปิดโชว์เมื่อถึงจุดตรวจ การแคปหน้าจอเก็บไว้ก็เป็นอีกวิธีที่ช่วยเซฟเวลาได้ดีในกรณีที่เครือข่ายอินเทอร์เน็ตมีปัญหาและโหลดรูปไม่ขึ้น

ศึกษาข้อมูลระบบออนไลน์ของ Digital Agency

การกรอกข้อมูลที่พักและเที่ยวบิน

การเตรียมตัวให้ทีมงานทุกคนกรอกระบบนี้ให้เรียบร้อยตั้งแต่ก่อนออกจากเมืองไทยจะช่วยประหยัดเวลาหน้าด่านได้มาก ข้อมูลสำคัญที่ทุกคนต้องใช้คือรายละเอียดเที่ยวบินขาเข้าและที่อยู่ของโรงแรมในญี่ปุ่นแบบครบถ้วนตามความจริง

วิธีที่ช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ทุกคนจัดการตัวเองได้ดีที่สุด คือการทำเอกสารสรุปข้อมูลไฟล์ทบิน ชื่อที่พัก รหัสไปรษณีย์ และเบอร์โทรศัพท์ ส่งเป็นข้อความให้ทุกคนในทีมสามารถก๊อปปี้ไปวางในระบบได้เลย พอข้อมูลตรงกันและถูกต้องครบถ้วน ขั้นตอนการสแกนหน้าด่านของทุกคนก็จะไหลลื่น และสามารถไปรวมตัวกันเพื่อรอรับกระเป๋าได้เร็วขึ้น

อ่านต่อ: Visit Japan Web กรอกล่วงหน้าทั้งทีม ลดเวลา ตม.ที่สนามบินได้จริงแค่ไหน

จุดที่คนมักพลาดที่ด่าน ตม.

จุดที่คนจัดทริปมักพลาดเมื่อถึงด่านตรวจคนเข้าเมือง คือการคิดว่าเตรียมรหัส 2D มาแล้วจะจบ เพราะเจ้าหน้าที่อาจสุ่มถามวัตถุประสงค์การเดินทางและขอดูแผนการเดินทางหรือตั๋วเครื่องบินขากลับได้เสมอ นอกจากนี้อีกขั้นตอนที่ต้องระวังคือศุลกากรญี่ปุ่น หรือ Japan Customs ที่ผู้โดยสารทุกคนจำเป็นต้องสำแดงสิ่งของ แม้จะประเมินตัวเองว่าสามารถเดินเข้าช่องสีเขียว หรือ green channel สำหรับคนที่ไม่มีของต้องเสียภาษีหรือไม่มีของต้องห้ามก็ตาม

การเตรียมข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ล่วงหน้าจะช่วยให้สามารถใช้งานเครื่องสแกนอัตโนมัติได้สะดวกขึ้น แต่ต้องไม่ลืมว่าเจ้าหน้าที่อาจสุ่มตรวจกระเป๋าได้อยู่ดี พนักงานที่ต้องพกยาประจำตัวติดตัวมาด้วยควรเช็คข้อจำกัดให้ดี ยาที่แพทย์สั่งส่วนใหญ่นำเข้าได้ไม่เกินระยะเวลาการใช้ 1 เดือน ส่วนยาทั่วไปนำเข้าได้ไม่เกินระยะเวลาการใช้ 2 เดือน ตามข้อกำหนดของหน่วยงานสาธารณสุขญี่ปุ่น (MHLW) การรู้กฎเหล่านี้ล่วงหน้าจะช่วยลดปัญหาของติดด่านและทำให้ทริปเดินหน้าต่อได้ทันที

อ่านข้อกำหนดการสำแดงสิ่งของจาก Japan Customs

บริการจัดการเอกสารวีซ่าและประกันเดินทางญี่ปุ่น โดย BENS

การต้องมานั่งตามเช็คเอกสารให้พนักงานทีละคนอาจเป็นงานที่กินเวลาและมีรายละเอียดยิบย่อยที่ชวนปวดหัวอย่างมาก บริการจาก BENS ออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรตรวจสอบความพร้อมของเอกสารและประสานงานข้อมูลก่อนบิน เพื่อให้การเตรียมตัวของทีมเป็นระเบียบเรียบร้อยตั้งแต่ก่อนออกเดินทาง ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเงื่อนไขหนังสือเดินทางแบบมี IC ชิพ การตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารแผนการเดินทาง ไปจนถึงการให้คำแนะนำทีมงานเกี่ยวกับวิธีลงทะเบียนข้อมูลขาเข้าล่วงหน้าอย่างถูกต้องและเป็นระบบ

นอกจากนี้การพาทีมไปต่างประเทศในนามบริษัท ควรมีการบริหารความเสี่ยงเรื่องสุขภาพและอุบัติเหตุด้วยการทำประกันเดินทาง เพราะหากมีเหตุเจ็บป่วยฉุกเฉินอาจส่งผลกระทบต่องบประมาณรวมถึงตารางงานทั้งหมด การมีประกันที่ครอบคลุมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยแบ่งเบาภาระค่ารักษาพยาบาลที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทริปได้ และป้องกันความเสี่ยงที่ผู้เดินทางอาจถูกจำกัดสิทธิ์การเข้าเมืองในอนาคตหากมีค่ารักษาพยาบาลค้างชำระในญี่ปุ่น

บริการวีซ่าและประกันเดินทางญี่ปุ่น โปรแกรมทัวร์ญี่ปุ่นสำหรับองค์กร ติดต่อเรา