กรอก Visit Japan Web ให้ทั้งทีม ขั้นตอนและเอกสารที่ต้องเตรียม
ตั๋วเครื่องบินอยู่ในอีเมล ชื่อโรงแรมอยู่ในแชต ส่วนหนังสือเดินทางอยู่กับเจ้าของแต่ละคน พอจะชวนทีมกรอกข้อมูลเข้าญี่ปุ่นพร้อมกัน คำถามก็มาเลยว่า ให้คนเดียวกรอก Visit Japan Web แทนทั้งทีมได้ไหม วิธีเตรียมที่เหมาะคือให้ผู้จัดรวบรวมข้อมูลเที่ยวบินและที่พักไว้ให้พร้อม แล้วให้สมาชิกใช้บัญชีของตัวเองกรอกข้อมูลส่วนตัว เพราะขั้นตอนที่ด่านศุลกากรยังต้องทำทีละคน บทนี้จะพาเรียงตั้งแต่เอกสารที่ต้องหยิบมาไว้ข้างตัว การลงทะเบียน ไปจนถึงการเปิดรหัสให้พร้อมก่อนบิน
เอกสารที่ต้องเตรียมก่อนกรอก Visit Japan Web ให้ทั้งทีม
Visit Japan Web คือเว็บทางการของ Digital Agency หน่วยงานดิจิทัลของรัฐบาลญี่ปุ่น ใช้ลงทะเบียนข้อมูลเข้าเมืองและศุลกากร พร้อมแสดงรหัสสองมิติ หรือ QR Code สำหรับใช้ที่ด่าน สิ่งที่ควรเตรียมก่อนเริ่มคือหนังสือเดินทาง ตั๋วเครื่องบิน อีเมล และข้อมูลติดต่อหรือที่พักในญี่ปุ่น
ถ้าต้องช่วยเพื่อนร่วมทีมเตรียมข้อมูล ลองแยกก่อนว่าอะไรเหมือนกันและอะไรต้องดูของแต่ละคน เที่ยวบินกับที่พักอาจส่งเป็นข้อความกลางให้คัดลอกได้ ส่วนข้อมูลหนังสือเดินทางให้เจ้าของเปิดเล่มเทียบเอง จะได้ไม่ต้องไล่ถามรายละเอียดระหว่างกรอก
ข้อมูลหนังสือเดินทางและรายละเอียดเที่ยวบินขาเข้า
หยิบหนังสือเดินทางเล่มที่จะใช้เดินทางมาวางข้างตัว แล้วเตรียมข้อมูลเที่ยวบินที่ยืนยันแล้วไว้ด้วย โดยเฉพาะคนที่เดินทางแยกจากทีม อย่าเพิ่งคัดลอกข้อมูลของเพื่อนจนกว่าจะเช็คว่าตรงกับตั๋วของตัวเอง
ตอนลงทะเบียนข้อมูลหนังสือเดินทาง เลือกสแกนด้วยกล้องหรือกรอกเองได้ ไม่ว่าจะเลือกทางไหน ให้ไล่อ่านข้อมูลที่ปรากฏเทียบกับเล่มจริงอีกครั้ง ชื่อ เลขหนังสือเดินทาง และวันหมดอายุเป็นข้อมูลที่ควรดูให้ครบก่อนขยับไปส่วนการเดินทาง
อีเมลก็สำคัญพอ ๆ กัน เพราะต้องใช้สร้างบัญชี ควรเลือกอีเมลที่ตัวเองเปิดใช้งานได้สะดวก และลองเข้าอีเมลบนอุปกรณ์ที่จะพกไปก่อน สำหรับผู้จัดทริป การถามว่า “เข้าอีเมลตัวเองได้ไหม?” ช่วยให้รู้ว่าควรช่วยใครตั้งแต่ขั้นเริ่มต้น
| ข้อมูลที่เตรียม | ใครควรเช็ค | จุดที่ควรดูให้ตรงกัน |
|---|---|---|
| หนังสือเดินทาง | เจ้าของหนังสือเดินทาง | ใช้ข้อมูลจากเล่มที่จะนำไปเดินทาง |
| อีเมลสำหรับบัญชี | เจ้าของบัญชี | เปิดใช้งานได้บนอุปกรณ์ของตัวเอง |
| เที่ยวบินและกำหนดการ | ผู้จัดเตรียมให้ สมาชิกเช็คกับตั๋ว | แยกคนที่เดินทางต่างจากทีม |
| ข้อมูลติดต่อและที่พักในญี่ปุ่น | ผู้จัดรวบรวมจากข้อมูลการเข้าพัก | ใช้ข้อมูลที่ตรงกับการพักจริงของแต่ละคน |
ชื่อโรงแรม รหัสไปรษณีย์ และเบอร์โทรศัพท์ที่พักแห่งแรก
คู่มือระบุให้เตรียมข้อมูลติดต่อหรือสถานที่พักในญี่ปุ่น สำหรับการจัดทีม ลองรวบรวมชื่อโรงแรม ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ และเบอร์โทรศัพท์ของที่พักแรกไว้ในข้อความเดียว ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้สมาชิกมีรายละเอียดพร้อมหยิบใช้ แล้วจึงกรอกตามช่องที่ปรากฏในหน้าลงทะเบียน
ควรใช้ข้อมูลจากที่พักที่ยืนยันแล้ว และคงรูปแบบชื่อกับที่อยู่ให้เหมือนกันทั้งชุด ถ้ามีโรงแรมชื่อคล้ายกัน ให้เช็คให้ชัดว่าเป็นแห่งที่ทีมจะเข้าพักจริง ส่วนคนที่ไปก่อนหรือแยกพักกับครอบครัว ให้เตรียมข้อมูลที่พักของตัวเองเพิ่มไว้
หากยังรอการยืนยันโรงแรม อย่าเดารายละเอียดเพื่อให้กรอกจบเร็วขึ้น เก็บรายการที่ยังขาดไว้แล้วกลับมาทำต่อเมื่อได้ข้อมูลชัดเจน การเตรียมข้อความให้คัดลอกได้ช่วยลดงานพิมพ์ แต่สมาชิกยังควรอ่านทวนก่อนบันทึกทุกครั้ง
ขั้นตอนลงทะเบียน Visit Japan Web และการสร้าง QR Code
เมื่อเอกสารอยู่ครบแล้ว ค่อยเริ่มลงทะเบียนตามลำดับจากบัญชีผู้ใช้ ไปยังข้อมูลส่วนตัว กำหนดการเดินทาง และข้อมูลเข้าเมืองกับศุลกากร ลองทำให้จบเป็นส่วน ๆ จะตามได้ง่ายกว่าการเปิดหลายหน้าสลับกัน โดยเฉพาะถ้ากำลังช่วยคนที่ไม่คุ้นกับการกรอกแบบฟอร์มออนไลน์
การสร้างบัญชีผู้ใช้และบันทึกข้อมูลส่วนตัวรายบุคคล
เริ่มจากสร้างบัญชีด้วยอีเมล หรือเข้าสู่ระบบหากมีบัญชีแล้ว จากนั้นลงทะเบียนผู้ใช้และข้อมูลหนังสือเดินทาง จะสแกนด้วยกล้องหรือกรอกเองก็ได้ เลือกวิธีที่สะดวกแล้วอ่านข้อมูลบนหน้าจอเทียบกับหนังสือเดินทางให้ตรงกัน
ถ้าระบบแจ้งเตือนว่าหนังสือเดินทางเหลืออายุน้อยกว่า 6 เดือน ให้กลับมาเช็ควันหมดอายุจากเล่มจริง และตรวจเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางของตัวเองก่อนดำเนินการต่อ ข้อความนี้เป็นการเตือนในระบบ จึงควรอ่านรายละเอียดให้เข้าใจ ไม่สรุปผลการเดินทางจากข้อความเตือนเพียงอย่างเดียว
สำหรับคนช่วยทีมกรอก ลองอธิบายว่าหน้านี้ต้องใช้ข้อมูลอะไร แล้วให้เจ้าของบัญชีเป็นคนดูคำตอบบนหน้าจอ หากมีคำถามเกี่ยวกับข้อมูลส่วนตัว ให้หยุดถามเจ้าของข้อมูลก่อนบันทึก วิธีนี้ยังช่วยให้แต่ละคนคุ้นกับบัญชีที่ต้องเปิดใช้งานด้วยตัวเองในวันเดินทาง
การกรอกข้อมูลการเดินทางและรหัสสองมิติสำหรับด่านตรวจ
หลังบันทึกข้อมูลผู้ใช้ ให้ลงทะเบียนกำหนดการเข้า/กลับญี่ปุ่น กรอกข้อมูลการเดินทางและข้อมูลติดต่อหรือที่พักตามที่หน้าจอขอ จากนั้นเปิดกำหนดการที่ลงทะเบียนไว้ เพื่อกรอกส่วนตรวจคนเข้าเมืองและสำแดงศุลกากรให้ครบ
รหัสสองมิติสำหรับตรวจคนเข้าเมืองและศุลกากรถูกรวมเป็นรหัสเดียวแล้ว แต่ข้อมูลยังเป็นของผู้เดินทางแต่ละคน การรวมรหัสจึงไม่ได้หมายถึงการใช้รหัสของหัวหน้าทีมแทนสมาชิกทั้งหมด เมื่อทำข้อมูลครบ ให้เปิดหน้าขั้นตอนของกำหนดการนั้นเพื่อแสดงรหัสของตัวเอง
ตอนถึงด่านตรวจคนเข้าเมือง ใช้แสดงรหัสสองมิติที่เคาน์เตอร์ ส่วนขั้นตอนศุลกากรใช้ที่เครื่องสำแดงอิเล็กทรอนิกส์หรือโต๊ะตรวจตามช่องทางที่ใช้งาน หากใช้เครื่องสำแดงอิเล็กทรอนิกส์ ต้องสแกนรหัสพร้อมหนังสือเดินทางแบบมีชิป หรือ IC passport
จุดที่อยากให้ลองทำก่อนเก็บเอกสารคือปิดหน้าแล้วเปิดกลับเข้ามาหากำหนดการกับรหัสด้วยตัวเอง ถ้าต้องถามเพื่อนทุกครั้งว่ากดตรงไหน ควรซ้อมอีกสักรอบจนหาเจอ จะได้หยิบใช้งานได้คล่องขึ้นตอนอยู่สนามบิน
ข้อกำหนดการกรอกรายบุคคลและสิ่งที่คนในทีมต้องรู้ก่อนบิน
การเดินทางพร้อมกันช่วยให้แบ่งกันเตรียมข้อมูลได้ แต่เมื่อถึงขั้นตอนของแต่ละคน ทุกคนควรรู้ว่าบัญชีอยู่ที่ไหนและต้องแสดงอะไร ให้ผู้จัดช่วยดูความพร้อมของทีม ส่วนเจ้าของข้อมูลเช็คความถูกต้องของตัวเองตั้งแต่ก่อนออกเดินทาง
ทำไมเพื่อนร่วมงานต้องสร้างบัญชีของตัวเองและใครที่เพิ่มเป็นผู้ติดตามได้
สำหรับเพื่อนร่วมงาน แนะนำให้แต่ละคนใช้บัญชีของตัวเอง จะได้ดูข้อมูลส่วนตัวและเปิดรหัสได้โดยไม่ต้องรอหัวหน้าทีม ไม่ควรถือว่าการไปทริปเดียวกันทำให้เพิ่มทุกคนเป็นสมาชิกครอบครัวในบัญชีเดียวกันได้ หากเดินทางกับครอบครัวและต้องการใช้ส่วนผู้ติดตาม ให้เช็คเงื่อนไขใน Visit Japan Web ก่อนเลือกใช้งาน
Japan Customs หรือศุลกากรญี่ปุ่น ระบุว่าผู้โดยสาร รวมถึงสมาชิกครอบครัวและสมาชิกกรุ๊ป ต้องทำขั้นตอนที่เครื่องทีละคน ส่วน e-Gate ซึ่งเป็นช่องตรวจศุลกากรอิเล็กทรอนิกส์ของ Japan Customs ต้องใช้ IC passport และรหัสสองมิติจาก Visit Japan Web
ข้อยกเว้นเรื่องการผ่านช่องตรวจคือเด็กที่สูงน้อยกว่า 100 เซนติเมตร สามารถผ่านช่องพร้อมสมาชิกครอบครัวได้ เงื่อนไขนี้พูดถึงการผ่านช่องตรวจ จึงไม่ควรนำไปสรุปต่อเองว่าเด็กไม่ต้องมีข้อมูล หรือใช้เป็นเงื่อนไขเพิ่มเพื่อนร่วมงานเข้าบัญชี
ถ้ามีสมาชิกที่ต้องการคนช่วยใช้โทรศัพท์ ผู้จัดอาจนัดช่วยเปิดบัญชีและฝึกหาหน้ารหัสก่อนเดินทาง พร้อมให้เจ้าตัวลองทำตามด้วย การช่วยเตรียมให้คล่องตั้งแต่ต้นทำได้โดยยังให้แต่ละคนรู้ว่าข้อมูลของตนอยู่ตรงไหน
จุดที่ควรตรวจซ้ำเรื่องจำนวนวันพำนักและการเปิดรหัสสองมิติ
ก่อนบิน มีเรื่องที่ควรตรวจซ้ำคือจำนวนวันพำนักและวิธีเปิดรหัส เริ่มจากกำหนดการของตัวเอง โดยเฉพาะคนที่เที่ยวต่อหลังจบทริปบริษัท ให้ดูวันเข้าและวันออกตามตั๋วจริง ไม่ใช้จำนวนวันของโปรแกรมทีมแทนทั้งการเดินทาง
สิทธิยกเว้นวีซ่าสำหรับคนไทยตามข้อมูลสถานทูตญี่ปุ่นในไทย ใช้กับผู้ถือ IC passport ที่พำนักแบบผู้เยี่ยมเยือนระยะสั้นภายใน 15 วัน ถ้าจะพำนักเกิน 15 วัน ต้องขอวีซ่าล่วงหน้า หากแผนเดินทางของตัวเองมีเงื่อนไขอื่น ให้เช็คกับสถานทูตก่อนสรุปว่าจะใช้สิทธิใด
ส่วนภาพหน้าจอรหัส อย่าเพิ่งถือว่าบันทึกภาพแล้วพร้อมใช้งานทุกขั้นตอน วิธีที่คู่มือระบุคือเปิดแสดงรหัสจากหน้าขั้นตอนใน Visit Japan Web จึงควรเตรียมเข้าใช้งานหน้านั้นบนอุปกรณ์ที่พกไปจริง และเช็คคำแนะนำทางการก่อนจะพึ่งภาพที่บันทึกไว้
ลงทะเบียนบนคอมพิวเตอร์ได้ แต่ตอนแสดงรหัสเข้าเมืองต้องใช้สมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ต ถ้ากรอกเสร็จบนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานแล้ว ให้ลองเปิดบัญชีและหน้ารหัสบนโทรศัพท์ของตัวเองต่อทันที ก่อนบินเช็คแบตเตอรี่และการเข้าใช้งานให้พร้อมด้วย
ผู้จัดอาจใช้เช็คลิสต์สั้น ๆ ให้สมาชิกตอบว่าเช็คข้อมูลหนังสือเดินทางแล้ว เช็คกำหนดการแล้ว และเปิดหน้ารหัสได้เองแล้ว หากใครยังติดตรงไหนจะได้ช่วยเป็นเรื่อง ๆ โดยไม่ต้องส่งข้อมูลส่วนตัวของทุกคนปะปนในแชตกลุ่ม
อ่านต่อ: คนไทยไปญี่ปุ่นฟรีวีซ่า เงื่อนไขปัจจุบันและเอกสารที่ ตม.ยังขอดูได้พาทีมไปญี่ปุ่น ให้ BENS ช่วยเตรียมข้อมูลและประสานงานเข้าเมือง
ถ้ากำลังเตรียมทริปบริษัท BENS ช่วยจัดชุดข้อมูลเที่ยวบินและที่พักให้สมาชิกนำไปกรอก พร้อมประสานเรื่องความพร้อมของเอกสารก่อนเดินทางได้ ส่วนข้อมูลส่วนตัวให้เจ้าของบัญชีอ่านทวนและลงทะเบียนของตัวเอง เริ่มคุยจากกำหนดการที่มีอยู่ พร้อมบอกว่ามีใครเดินทางแยกหรือพักต่อ เพื่อเตรียมข้อมูลให้ตรงกับแต่ละคน
เลือกอ่านรายละเอียดตามส่วนที่กำลังเตรียม หรือส่งกำหนดการมาคุยกับทีมงานได้เลย
• บริการดูแลวีซ่าและเอกสารเข้าประเทศญี่ปุ่น
คำถามที่พบบ่อย
กรอก Visit Japan Web ให้เพื่อนร่วมงานในบัญชีเดียวกันได้ไหม?
สำหรับทีมเพื่อนร่วมงาน แนะนำให้แต่ละคนใช้บัญชีของตัวเอง ผู้จัดช่วยเตรียมข้อมูลเที่ยวบินและที่พักให้ได้ แต่ไม่ควรถือว่าเพื่อนร่วมงานเพิ่มเป็นสมาชิกครอบครัวได้เพียงเพราะเดินทางด้วยกัน และขั้นตอนที่เครื่องศุลกากรยังต้องทำทีละคน
ก่อนลงทะเบียน Visit Japan Web ต้องเตรียมอะไรบ้าง?
เตรียมหนังสือเดินทาง ตั๋วเครื่องบิน อีเมลที่เข้าใช้งานได้ และข้อมูลติดต่อหรือที่พักในญี่ปุ่น ถ้าเดินทางกับทีม ให้เช็คว่าข้อมูลเที่ยวบินและที่พักส่วนกลางตรงกับการเดินทางของตัวเองก่อนนำไปกรอก
ลงทะเบียน Visit Japan Web บนคอมพิวเตอร์ได้หรือไม่?
ลงทะเบียนบนคอมพิวเตอร์ได้ แต่ตอนแสดงรหัสสองมิติเข้าเมืองต้องใช้สมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ต หลังกรอกเสร็จจึงควรลองเปิดบัญชีและหน้ารหัสบนอุปกรณ์ที่จะพกไปด้วย
บันทึกภาพหน้าจอรหัสสองมิติไว้แล้วเพียงพอไหม?
ควรเตรียมเปิดรหัสจากหน้าขั้นตอนใน Visit Japan Web ตามวิธีที่คู่มือระบุ และเช็คคำแนะนำทางการก่อนพึ่งภาพหน้าจอที่บันทึกไว้ อย่าถือว่ามีภาพแล้วพร้อมใช้งานทุกขั้นตอน
ถ้าเที่ยวต่อหลังจบทริปบริษัท ต้องเช็คเรื่องใดเพิ่ม?
เช็คกำหนดการเข้าและออกญี่ปุ่นของตัวเอง รวมถึงจำนวนวันพำนักจริง สิทธิยกเว้นวีซ่าของคนไทยสำหรับผู้ถือ IC passport และพำนักแบบผู้เยี่ยมเยือนระยะสั้นอยู่ภายใน 15 วัน หากพำนักเกิน 15 วัน ต้องขอวีซ่าล่วงหน้า
